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【摘要】新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題日益凸顯。如存在流動(dòng)人員人事檔案沒有全部歸口到位，流動(dòng)人員人事檔案管理不規(guī)范，檔案管理人員隊(duì)伍弱化等主要問題。只有加強(qiáng)組織和宣傳，實(shí)施規(guī)范化管理，優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，創(chuàng)新檔案信息化管理，才能解決難題，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理、檔案事業(yè)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；檔案管理；問題與對(duì)策；信息化；安全；公共服務(wù)

新形勢(shì)下，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，流動(dòng)人員數(shù)量增長(zhǎng)，人才流動(dòng)速度加快、方式增多，相應(yīng)產(chǎn)生的流動(dòng)人員人事檔案管理問題，已成為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)工作的重中之重。強(qiáng)化檔案基本公共服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，是促進(jìn)人才流動(dòng)，加快社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的有效途徑。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，就流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在問題以及采取的相應(yīng)對(duì)策做如下簡(jiǎn)單的探索：

一、當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題

1.流動(dòng)人員人事檔案沒有全部歸口到位

按上級(jí)規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案由人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來管理，但實(shí)際上有相當(dāng)部分的檔案沒有集中統(tǒng)一到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，造成檔案管理混亂。主要存在以下幾種情況：有些沒有保管檔案權(quán)力的單位自行保管單位人員的檔案；有的個(gè)人私自保管本人或他人檔案；有的單位、部門沒有及時(shí)將辭職、辭退人員的檔案轉(zhuǎn)到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前的檔案管理存在諸多問題：檔案管理制度不完善、服務(wù)不到位；檔案基礎(chǔ)設(shè)施如庫房、檔案柜和管理技術(shù)等都比較落后，且存在安全隱患；檔案沒有完全按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化整理裝訂；該歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成人事檔案材料不齊全、缺乏聯(lián)續(xù)性，致使無法了解和考察流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)、工作和思想等現(xiàn)實(shí)情況，尤其是高校畢業(yè)生，工作后經(jīng)歷幾乎沒有；有的單位轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)漏寫或不填寫《流動(dòng)人員檔案通知單》，致使檔案去處無從查找；有的單位無視人事檔案屬于機(jī)密性的文件，在轉(zhuǎn)遞過程中不通過專門規(guī)定的機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，造成檔案滯留、丟失等情況；甚至有的單位違規(guī)允許大學(xué)生自帶檔案。

3.檔案管理人員隊(duì)伍弱化

人才管理機(jī)構(gòu)的檔案管理人員存在配備不足、不固定，專業(yè)能力水平欠缺，檔案管理意識(shí)淡薄、責(zé)任心不強(qiáng)、缺少創(chuàng)新意識(shí)。

二、解決檔案管理工作存在問題的相應(yīng)對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好檔案政策宣傳

各級(jí)人社部門要加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)管，有效推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作科學(xué)、有序開展。要成立流動(dòng)人員人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，精心組織、落實(shí)責(zé)任、扎實(shí)推進(jìn)，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組的主導(dǎo)作用，使檔案管理人員能夠認(rèn)真履行職責(zé)，增強(qiáng)工作的積極性、主動(dòng)性和自覺性，嚴(yán)格照章辦事，嚴(yán)肅檔案紀(jì)律，承擔(dān)起業(yè)務(wù)把關(guān)責(zé)任，確保檔案的完整與安全。要加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督，完善流動(dòng)人員人事檔案管理制度。人社部門加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的執(zhí)法檢查，嚴(yán)肅查處各種違法違規(guī)行為，并使之常態(tài)化。為引起用人單位和個(gè)人對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的高度重視，并促使其將保管的流動(dòng)人員人事檔案主動(dòng)送歸到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，堅(jiān)持搞好宣傳，提高社會(huì)關(guān)注度是最有效的途徑。要長(zhǎng)期深入相關(guān)的部門、單位進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案的監(jiān)督檢查和政策宣傳；要充分利用報(bào)紙、電視、互聯(lián)網(wǎng)等媒體或其他渠道，積極宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的意義、作用、政策法規(guī)，流動(dòng)人員人事檔案的構(gòu)成，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)信息和辦事指南，提升個(gè)人與用人單位對(duì)檔案法律法規(guī)、檔案管理常識(shí)和重要性的認(rèn)識(shí)。宣傳要突出強(qiáng)調(diào)檔案材料對(duì)個(gè)人的重要性。

2.規(guī)范制度，強(qiáng)化基本公共服務(wù)

實(shí)施檔案管理規(guī)范化建設(shè)，健全并嚴(yán)格執(zhí)行各種檔案管理制度，如《流動(dòng)人員檔案收集制度》《流動(dòng)人員檔案鑒定制度》《歸檔材料審核制度》《流動(dòng)人員檔案保管保密制度》《流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞制度》等，完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程，推進(jìn)服務(wù)規(guī)范化和精細(xì)化，滿足服務(wù)對(duì)象的基本需求。同時(shí)要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，不斷完善檔案管理制度，強(qiáng)化基本公共服務(wù)職能，重點(diǎn)抓好三個(gè)關(guān)鍵性工作:一是檔案材料的收集和鑒別。流動(dòng)人員人事檔案材料不全，是最嚴(yán)重的問題。而全面收集和鑒別檔案材料這項(xiàng)工作，任務(wù)艱巨，意義重大，各部門要引起高度重視。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要科學(xué)謀劃、奮力攻堅(jiān)。一要設(shè)法建立健全流動(dòng)人員人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。由于大多數(shù)流動(dòng)人員單位不固定，工作流動(dòng)性強(qiáng)，加之有的用人單位和個(gè)人還不愿配合，很難收集到完整的檔案；二要參照干部檔案確定需歸檔的材料及范圍，定時(shí)、定向、跟蹤收集需要?dú)w檔的材料，豐富和擴(kuò)大檔案內(nèi)容，建立收集流動(dòng)人員檔案材料的長(zhǎng)效機(jī)制，確保檔案內(nèi)容的齊全和完整；三要根據(jù)有關(guān)規(guī)定認(rèn)真鑒別收集歸檔材料，核對(duì)材料有關(guān)信息，確保歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范完整、文字清晰、手續(xù)完備，堅(jiān)決杜絕假材料，以確保檔案的真實(shí)性；四要及時(shí)登記缺少的有關(guān)材料，并設(shè)法收集補(bǔ)齊。二是檔案的整理和保管。對(duì)流動(dòng)人員檔案材料進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精煉、方便利用。及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入到計(jì)算機(jī)。對(duì)于不定期收集到的材料，可采取隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。嚴(yán)格遵守查借閱制度，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格查借閱審批手續(xù)，查借閱歸還的檔案要逐頁審核。三是檔案的接收和轉(zhuǎn)遞。接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí)要認(rèn)真審核和甄別檔案材料，審核檔案材料是否齊全、完整，本著實(shí)事求是、便民利民的原則，對(duì)缺少材料的實(shí)行告知承諾制。一次性告知所缺材料及其可能造成影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收。轉(zhuǎn)出流動(dòng)人員檔案要完整、齊全，任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。

3.加大投入，確保檔案安全管理

要按照《干部檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房、辦公室、閱卷室“三分開”制度，建立堅(jiān)固、防水、防潮的檔案庫房，并配置去濕、防火、防蛀、防高溫的符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理設(shè)備，提高流動(dòng)人員人事檔案安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，完善監(jiān)測(cè)和防護(hù)措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患。

4.優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)，提升人員素質(zhì)

建立一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)，思想上進(jìn)的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍要著手五個(gè)方面：一要建立和完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。有計(jì)劃有組織地開展多種方式的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高綜合能力強(qiáng)和服務(wù)水平；二要鼓勵(lì)和支持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，逐步培養(yǎng)自學(xué)能力；三要定期召開流動(dòng)人員人事檔案管理工作的座談會(huì)、研討會(huì)，交流管理經(jīng)驗(yàn)，解決疑難問題，研究新的發(fā)展思路；四要不斷開展思想教育活動(dòng)，如黨性教育和流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)窗口建設(shè)活動(dòng)等；五要保持檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定。創(chuàng)造良好的工作和人文環(huán)境，積極開展表彰活動(dòng)，提高人員的各種待遇，使他們能安心、舒心、順心，并能扎實(shí)努力地工作。注重提高五個(gè)方面：一是思想政治素養(yǎng)。要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員思想政治素養(yǎng)，要求他們工作踏實(shí)，能吃苦耐勞，具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神；二是業(yè)務(wù)能力。在業(yè)務(wù)能力方面，要求檔案管理人員能夠全面了解和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟和管理方法，不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案工作方面的新政策、新理論、新技術(shù)；三是操作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，要求檔案管理人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高檔案管理人員進(jìn)行信息化的工作技能；四是溝通協(xié)調(diào)能力。檔案管理人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作，這就需要檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，保證工作順利開展；五是創(chuàng)新能力。流動(dòng)人員人事檔案管理只有在管理技術(shù)、管理制度等各方面不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

5.創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息化就是用計(jì)算機(jī)整合收集和管理紙質(zhì)檔案信息和館藏資料，檔案管理方式從傳統(tǒng)的落后方式的轉(zhuǎn)為當(dāng)下的數(shù)字化和電子化。在新形勢(shì)下要大膽開拓創(chuàng)新，強(qiáng)化服務(wù)理念，快速實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化。一要加大投入配置先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益；二要引進(jìn)掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，以適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要；三要?jiǎng)?chuàng)新流動(dòng)人員人事檔案管理制度。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。完善檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范和安全措施，細(xì)化電子檔案環(huán)節(jié)和步驟，確保電子檔案的安全性與完整性，逐步讓檔案工作走上規(guī)范化、智能化管理的軌道；四要健全流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫，完善檔案資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能；五要研究開發(fā)檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦公平臺(tái)，不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平和服務(wù)效率。

參考文獻(xiàn)：

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作者:鹿仕君 單位:吉林省樺甸市人才交流服務(wù)中心