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一體化管理論文范文第1篇

一．發(fā)達(dá)國(guó)際與發(fā)展中國(guó)家經(jīng)濟(jì)一體化

發(fā)達(dá)國(guó)家與發(fā)展中國(guó)家的技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相差較大，但是彼此互補(bǔ)性很大，因此發(fā)達(dá)國(guó)家與發(fā)展中國(guó)家經(jīng)濟(jì)融合后，會(huì)導(dǎo)致兩國(guó)需求大幅度增加，而供給在短時(shí)間內(nèi)增加較少，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷深化調(diào)整，需求增幅會(huì)放小，而供給增幅會(huì)放大，與此同時(shí)，價(jià)格的增速會(huì)由快到慢，最終趨于穩(wěn)定，同時(shí)，兩國(guó)的福利水平是不斷增加的。

如圖，兩國(guó)經(jīng)濟(jì)一體化后，需求由D1移動(dòng)到D2，供給由S1移動(dòng)到S2,此時(shí)價(jià)格由P0上升到P1，接著隨著資源的優(yōu)化配置，使生產(chǎn)力逐步提高，需求也不斷增加，因此需求曲線又由D2增加到D3，但幅度減少，供給由S2增加到S3，幅度增大，此時(shí)，價(jià)格上升到P2，幅度減少，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，最終D與S趨于穩(wěn)定，價(jià)格通脹率逐步減小直至穩(wěn)定，社會(huì)總福利水平穩(wěn)定提高。

二．發(fā)達(dá)國(guó)家之間經(jīng)濟(jì)一體化

發(fā)達(dá)國(guó)家之間技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平比較相近，資源互補(bǔ)性也較相近，因此兩國(guó)經(jīng)濟(jì)一體化后，會(huì)促進(jìn)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，同時(shí)會(huì)刺激需求的快速增加。需求與供給的同步性增長(zhǎng)使價(jià)格基本上保持不變，同時(shí)，社會(huì)福利水平是不斷提高的，并且增長(zhǎng)幅度大于發(fā)達(dá)國(guó)家與發(fā)展中國(guó)家經(jīng)濟(jì)一體化的增長(zhǎng)幅度。

如圖，兩國(guó)經(jīng)濟(jì)一體化后，需求會(huì)由D1增加到D2，供給由S1增加到S2，兩者增加幅度相近，隨著資源的優(yōu)化配置，生產(chǎn)力進(jìn)一步發(fā)展，需求不斷提高，會(huì)由D2增加到D3，供給由S2增加到S3，在此過(guò)程中，價(jià)格增幅較小，社會(huì)福利水平大幅度增加。

通過(guò)以上兩種情況的分析，得到一些結(jié)論：

1.兩國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相差越大，價(jià)格線越高，即通脹率越高。

2.社會(huì)福利水平不僅來(lái)源于價(jià)格優(yōu)勢(shì)，隨著經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，更取決于均衡量的不斷增加以及商品多樣性的精神滿足。

3.兩國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平越相近，社會(huì)福利水平增長(zhǎng)越快。

4.隨著兩國(guó)資源的優(yōu)化配置，新一輪的需求與供給是不斷前進(jìn)的，因此，經(jīng)濟(jì)是在持續(xù)波動(dòng)中發(fā)展的。

一體化管理論文范文第2篇

(一)提高了安全保障

近年來(lái)，黨和國(guó)家一再重申不要帶血的煤炭，強(qiáng)力推進(jìn)本質(zhì)安全型礦山建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段和智能化設(shè)備，達(dá)到發(fā)生故障時(shí)預(yù)知預(yù)報(bào)的目的，減少不必要的傷害，降低發(fā)生事故的概率，保證了員工的安全。

(二)增加經(jīng)濟(jì)效益和職工的收益

機(jī)電一體化設(shè)備雖然初期投資大，但是它的應(yīng)用使設(shè)備故障大大降低，處理故障時(shí)間大大縮短，分析解決問(wèn)題的程序大大簡(jiǎn)化，制定應(yīng)急措施的能力大大加強(qiáng)。這樣煤炭產(chǎn)量較之過(guò)去大大增加，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益明顯提升，同樣使員工的勞動(dòng)收入有所提高，改善了員工的生活質(zhì)量。

二、基于機(jī)電一體化的煤礦設(shè)備管理

(一)煤礦的機(jī)電一體化模式

在煤礦生產(chǎn)中，應(yīng)用機(jī)電一體化思想，可以將煤礦生產(chǎn)、安全建設(shè)以及管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而使得管理人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于生產(chǎn)、安全等信息的實(shí)時(shí)采集，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握信息發(fā)展變化的趨勢(shì)，為全面建設(shè)數(shù)字化煤礦和信息化煤礦奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在機(jī)電一體化的影響下，煤礦企業(yè)應(yīng)該及時(shí)抓住機(jī)遇，加大機(jī)械化建設(shè)的力度，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等，推動(dòng)煤礦生產(chǎn)的自動(dòng)化和智能化，實(shí)現(xiàn)高產(chǎn)、優(yōu)質(zhì)、高效、安全的機(jī)電一體化煤礦生產(chǎn)目標(biāo)。

(二)管理措施

1．做好設(shè)備選型

在對(duì)煤礦機(jī)械設(shè)備進(jìn)行選擇時(shí)，需要結(jié)合煤礦生產(chǎn)的實(shí)際需求，從質(zhì)量、規(guī)格、性能、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合考慮。一方面，要在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，對(duì)其性價(jià)比進(jìn)行對(duì)比分析，選擇生產(chǎn)廠商信譽(yù)良好，同時(shí)成本相對(duì)低廉的機(jī)械設(shè)備;另一方面，可以從技術(shù)性能進(jìn)行考慮，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，通過(guò)不斷的探索和實(shí)踐，對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理搭配。這樣，不僅能夠提高煤礦生產(chǎn)的效率和質(zhì)量，還可以不斷更新煤礦行業(yè)陳舊的作業(yè)方式，提升煤礦生產(chǎn)過(guò)程的安全性和可靠性，提升煤炭產(chǎn)品的質(zhì)量，更可以帶動(dòng)國(guó)內(nèi)煤礦機(jī)械制造行業(yè)的發(fā)展，加快煤礦機(jī)械設(shè)備的國(guó)產(chǎn)化進(jìn)程。通過(guò)對(duì)煤礦設(shè)備的合理選型，可以充分滿足實(shí)際作業(yè)環(huán)境的需求，在保證煤礦生產(chǎn)正常進(jìn)行的同時(shí)，降低因設(shè)備故障引發(fā)的安全事故，促進(jìn)機(jī)械設(shè)備質(zhì)量和技術(shù)的不斷發(fā)展，提升煤礦生產(chǎn)的安全性。

2．改進(jìn)設(shè)備性能

煤礦設(shè)備的安全性能對(duì)于設(shè)備管理而言是十分重要的?？v觀煤礦生產(chǎn)中的安全事故，很大一部分原因都是由于機(jī)械設(shè)備缺乏安全性。因此，在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，改進(jìn)設(shè)備的安全生產(chǎn)性能，尤其對(duì)于容易出現(xiàn)設(shè)備傷人的部位，更要重點(diǎn)關(guān)注，設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)措施。同時(shí)，要根據(jù)煤礦生產(chǎn)的實(shí)際需求，加快對(duì)于新型機(jī)械設(shè)備的研究和開(kāi)發(fā)，不斷提升設(shè)備的安全性能。而對(duì)于煤礦設(shè)備的生產(chǎn)廠商而言，同樣應(yīng)該加大設(shè)備革新力度，使得設(shè)備的性能在煤礦生產(chǎn)中可以得到最大程度的發(fā)揮，在保證生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

3．強(qiáng)化安全管理

在機(jī)電一體化技術(shù)不斷發(fā)展的帶動(dòng)下，煤礦設(shè)備的管理工作在煤礦生產(chǎn)中占據(jù)著日益重要的地位，對(duì)于機(jī)電設(shè)備的管理質(zhì)量直接影響著煤礦生產(chǎn)的質(zhì)量和水平。因此，為了提高煤礦生產(chǎn)的管理水平，需要從幾個(gè)方面，制定相應(yīng)的強(qiáng)化管理措施:其一，人員管理。人員管理是針對(duì)煤礦全體人員而言的，在管理中，要實(shí)施從上而下，從管理層到基層員工的全員管理，落實(shí)生產(chǎn)責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)部門，每一個(gè)崗位，每一個(gè)員工，利用績(jī)效工資等方式，將員工的個(gè)人利益與生產(chǎn)責(zé)任相互連接，激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)于員工的教育和培訓(xùn)，全面提升員工的綜合素質(zhì)。其二，設(shè)備管理。要安排專業(yè)人員，定期對(duì)煤礦設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保每一臺(tái)設(shè)備都處于良好的工作狀態(tài)或者待機(jī)狀態(tài)，制定健全完善的管理制度，嚴(yán)把設(shè)備質(zhì)量關(guān)，避免因設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題引發(fā)安全事故。在設(shè)備維護(hù)中，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或問(wèn)題，需要進(jìn)行維修或者更換，要提前制定相應(yīng)的計(jì)劃，由專業(yè)人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備的安全性。其三，系統(tǒng)管理。要結(jié)合煤礦生產(chǎn)的特點(diǎn)，構(gòu)建合理完善的設(shè)備管理運(yùn)行系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)化的管理和控制，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，創(chuàng)造出最大的效益。

三、結(jié)語(yǔ)

一體化管理論文范文第3篇

在一體化項(xiàng)目管理中，各種管理制度均進(jìn)行了調(diào)整優(yōu)化，從而使得整個(gè)一體化體系也得以科學(xué)的健全完善。在管理模式中，巡檢主要是指由工程總負(fù)責(zé)人組織安排人員進(jìn)行工程巡檢，對(duì)其建設(shè)施工進(jìn)度、投資成本、施工質(zhì)量等多方面工作進(jìn)行巡檢管理，從而有效確保整個(gè)工程建設(shè)的順利進(jìn)行，各工作的巡檢頻率為：工程進(jìn)度巡檢每周一次；投資質(zhì)量巡檢每月一次。另外，在工程例會(huì)中，組織各管理區(qū)域負(fù)責(zé)人對(duì)各負(fù)責(zé)工程進(jìn)度、存在問(wèn)題具體狀況進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)其原因進(jìn)行分研究，并制定出有針對(duì)性的解決辦法。

二、一體化的通信工程項(xiàng)目管理組織模式的應(yīng)用建議

2.1加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，提升管理效率

在一體化管理模式的實(shí)施中，各個(gè)監(jiān)理部門需加強(qiáng)彼此之間的協(xié)調(diào)溝通。如果出現(xiàn)一些細(xì)微的矛盾沖突問(wèn)題，則應(yīng)及時(shí)運(yùn)用一個(gè)耐心、認(rèn)真的態(tài)度予以解決。在傳統(tǒng)的監(jiān)理工作中，各單位之間存在問(wèn)題的協(xié)調(diào)處理通常是交由建設(shè)管理人員解決。而當(dāng)實(shí)施了一體化管理模式后，各個(gè)區(qū)域、項(xiàng)目的總控制人員便需承擔(dān)起監(jiān)理部門的協(xié)調(diào)責(zé)任。具體表現(xiàn)在于各區(qū)域、項(xiàng)目的無(wú)線設(shè)備管理負(fù)責(zé)人員需對(duì)自身負(fù)責(zé)范圍內(nèi)容的事務(wù)協(xié)調(diào)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)承擔(dān)。如果在一個(gè)區(qū)域中，存在多個(gè)監(jiān)理部門各自負(fù)責(zé)不同專業(yè)事務(wù)的情況，就需從其中選出一家建立單位進(jìn)行總控，其它監(jiān)理部門對(duì)其予以幫助支持。

2.2應(yīng)用設(shè)計(jì)支撐系統(tǒng)，健全完善管理體系

所謂一體化設(shè)計(jì)支撐系統(tǒng)主要是指建設(shè)、建立、設(shè)計(jì)單位通過(guò)此軟件平臺(tái)，對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸、反饋及決策的制定實(shí)施。此支撐系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用對(duì)于一體化設(shè)計(jì)項(xiàng)目具有極為重要的意義。支撐系統(tǒng)的主要建設(shè)目的是通過(guò)大量信息數(shù)據(jù)的傳輸幫助各單位的負(fù)責(zé)人對(duì)整個(gè)工程建設(shè)狀況全面掌握了解。此時(shí)便需要進(jìn)行各單位負(fù)責(zé)人信息傳輸載體的建立，此承載體可以為項(xiàng)目控制表單。控制表單的建立使得無(wú)論是建設(shè)、監(jiān)理還是設(shè)計(jì)部門都可以對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度，處于哪個(gè)環(huán)節(jié)清楚了解，對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行全面跟蹤。與此同時(shí)，監(jiān)理及設(shè)計(jì)單位也可將工程建設(shè)進(jìn)度作為依據(jù)，對(duì)下一步的施工工作進(jìn)行提前安排，在第一時(shí)間對(duì)工程進(jìn)行管理。

三、結(jié)語(yǔ)

一體化管理論文范文第4篇

關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理

中圖分類號(hào)：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們?cè)谖镔|(zhì)形態(tài)、社會(huì)本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動(dòng)階段的區(qū)別而無(wú)本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對(duì)其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時(shí)期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開(kāi)始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來(lái)講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計(jì)算機(jī)工作模式可以分為兩種類型：一種是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過(guò)電子信號(hào)的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計(jì)有自動(dòng)記錄的功能；另一種是對(duì)于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲(chǔ)載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后再計(jì)算機(jī)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個(gè)整理過(guò)程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對(duì)全部檔案形成一個(gè)“邏輯目錄樹(shù)”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對(duì)檔案庫(kù)房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見(jiàn)的方法就是通過(guò)異地保管的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，由于分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來(lái)。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

2.1 統(tǒng)計(jì)工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動(dòng)化程度也將越來(lái)越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，進(jìn)而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲(chǔ)在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對(duì)不同的利用者提供不同級(jí)別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點(diǎn)的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點(diǎn)必須將保密檔案和公開(kāi)檔案分級(jí)保存。因特網(wǎng)是一個(gè)完全開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級(jí)的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點(diǎn)都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點(diǎn)發(fā)送和接收的信息。這些站點(diǎn)通常稱為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻(xiàn)：

[1]石桂華．淺析信息時(shí)代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

[2]李爽．信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策[J].蘭臺(tái)縱橫，2011，（5）：45-46.

一體化管理論文范文第5篇

以往的高校文書(shū)工作者習(xí)慣于將文書(shū)處理與檔案管理各自獨(dú)立；然而，受到計(jì)算機(jī)全面普及與網(wǎng)絡(luò)信息共享的大勢(shì)所趨，傳統(tǒng)的文書(shū)處理和檔案管理方式也相應(yīng)發(fā)生了變化?？梢哉f(shuō)，當(dāng)前的高校文書(shū)處理中，這兩項(xiàng)工作已然相互滲透，融為一體。本人一直從事文書(shū)處理和檔案管理工作，多年的工作經(jīng)驗(yàn)表明：文書(shū)處理和檔案管理之間雖有各自的獨(dú)立性與特殊性，但由于文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿，兩者間締結(jié)的關(guān)系仍然是難以割裂的。因此，要實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化，必須堅(jiān)持一貫以來(lái)的“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化”工作原則，在此基礎(chǔ)上逐步改變、完善傳統(tǒng)的工作方式，讓文書(shū)處理和檔案管理實(shí)現(xiàn)同步化、一體化，以便使二者能夠相輔相成，互相促進(jìn)。

二、高校文檔一體化賴以實(shí)現(xiàn)的條件

（一）高校文檔構(gòu)建機(jī)制是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基石。文秘工作的協(xié)調(diào)部門主要是學(xué)校辦公室與黨委辦公室，部分高校還將這二者合并為一體，合署辦公。校長(zhǎng)辦公室成為學(xué)校文書(shū)處理和檔案管理工作的主管部門，對(duì)全校的文秘工作者進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配、領(lǐng)導(dǎo)，并通過(guò)制定相對(duì)完善的管理措施和規(guī)章制度對(duì)文檔工作進(jìn)行管理。通過(guò)校長(zhǎng)辦公室在具體工作中對(duì)高校文書(shū)流轉(zhuǎn)進(jìn)行把控與監(jiān)管，有效地為文檔一體化建設(shè)給予組織領(lǐng)導(dǎo)方面的保證。

（二）高校文檔的處理方式為文檔一體化提供便利。高校的文檔資料一般由文秘人員處理，有序的專業(yè)訓(xùn)練使其對(duì)文檔資料處理的各個(gè)環(huán)節(jié)十分熟悉?？梢院敛豢鋸埖卣f(shuō)，每一份文檔資料都是經(jīng)過(guò)專業(yè)文秘人員收集、整理、立卷、鑒定、保管、編研等整理歸檔而形成的，也正是經(jīng)歷過(guò)這些流程，文書(shū)資料才能演變成文檔資料，完成從零散的文件到檔案的整個(gè)過(guò)程。因此，文秘工作者完全可以在文檔一體化建設(shè)的過(guò)程中跳脫出文件與檔案相隔離的窠臼，利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，把文件工作和檔案工作整合為一。雙管齊下的工作方式有助于亦文亦檔的實(shí)現(xiàn)，這樣既可節(jié)省工作流程，又可加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的整體性。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)配備是文檔一體化建設(shè)的硬件保證。高校的各個(gè)部門，基本上都有計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)配備。目前我國(guó)高等院校辦公自動(dòng)化也隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及而漸趨完善、成熟，文書(shū)管理部門、檔案管理部門也都利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行工作。電子文件管理系統(tǒng)隸屬于計(jì)算機(jī)諸多信息管理系統(tǒng)中的一種，在文件形成的初始階段，電子文件便可同時(shí)被錄入檔案管理系統(tǒng)，從而為文檔工作提供智能化的便捷?，F(xiàn)代化技術(shù)配備能夠讓各職能部門快速地實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理、滿足對(duì)文件和檔案存儲(chǔ)及調(diào)閱的需求，這些都成為文檔一體化建設(shè)的硬件。

三、實(shí)現(xiàn)高校文檔一體化管理的必要性

（一）高校文檔一體化的實(shí)現(xiàn)是緊跟時(shí)展、適應(yīng)現(xiàn)有學(xué)院機(jī)構(gòu)和信息時(shí)代的必然要求。同時(shí)，也有利于節(jié)省工作流程，加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的整體性，進(jìn)而確保文檔一體化的規(guī)范管理。

（二）高校文檔一體化為高校各部門提供更為快速和方便的信息共享，且有利于減輕各部門的工作量和節(jié)省資源。文書(shū)錄入成為電子文檔后，各職能部門的工作人員可以隨時(shí)隨地查閱，下載原文后亦可反復(fù)使用。目前，我國(guó)高校的文件電子化工作已相對(duì)成熟，方便、快捷、時(shí)效長(zhǎng)成為其主要特點(diǎn)。例如：我校若要查閱某份關(guān)于獎(jiǎng)勵(lì)某年考取并入學(xué)就讀碩士研究生學(xué)生的決定的文件，僅需在校園網(wǎng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中“查詢方式”框輸入上述文件標(biāo)題的任何一個(gè)關(guān)鍵詞，便可以方便、快捷地找到這一份文件而不用花費(fèi)很多時(shí)間去檔案室查找。

（三）信息時(shí)代文檔工作管理模式的與時(shí)俱進(jìn)，是適應(yīng)電子文件管理發(fā)展的應(yīng)有之義。高校文書(shū)工作是學(xué)校黨政辦公室或者文秘部門的一項(xiàng)常規(guī)工作，但目前有的高校機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足、有的文書(shū)工作人員的工作不夠?qū)I(yè)、有的經(jīng)常轉(zhuǎn)換工作崗位，這些均在不同程度上導(dǎo)致文書(shū)處理比較混亂，甚而在文件管理過(guò)程中時(shí)有紕漏出現(xiàn)。俗話說(shuō)“千里之堤毀于蟻穴”，早期文書(shū)撰寫(xiě)和收發(fā)工作中存在的瑕疵將會(huì)對(duì)文書(shū)的后續(xù)管理工作造成很大的麻煩。因此，實(shí)現(xiàn)文檔工作的一體化，不僅是為了適應(yīng)時(shí)代的變化和要求，更是為了解決傳統(tǒng)文書(shū)處理存在問(wèn)題的有效方法。

四、高校文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)的途徑

（一）完善計(jì)算機(jī)硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?！肮び破涫卤叵壤淦鳌保獙?shí)現(xiàn)高校文檔一體化管理，首先要有設(shè)備完整的計(jì)算機(jī)硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的文件、?n案管理都是靠工作人員人工管理的，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)的硬、軟件和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，工作人員將再也無(wú)法對(duì)電子化的文件進(jìn)行人工管理。在計(jì)算機(jī)工作普及化和信息共享性日益凸顯的今天，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件制作、處理，以及歸檔后的所有管理活動(dòng)賴以實(shí)現(xiàn)的重要依托，沒(méi)有這一媒介，文檔管理者可謂“巧婦難為無(wú)米之炊”，不要說(shuō)對(duì)電子文件進(jìn)行管理，就算是識(shí)讀都做不到。

此外，不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件對(duì)電子文件的交換、流通及使用都會(huì)帶來(lái)很大的困難。所以，對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及時(shí)更新以適應(yīng)新系統(tǒng)，才能確保該文件的可讀性和可管理性。

（二）妥善保存電子文件的元數(shù)據(jù)。所謂“元數(shù)據(jù)”，是指電子文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述，簡(jiǎn)單點(diǎn)來(lái)說(shuō)，就是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔而言，元數(shù)據(jù)一般直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，比如說(shuō)：復(fù)印、打印好的文件資料等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不同，電子文件的元數(shù)據(jù)先天性內(nèi)在地附屬于文件的信息中，脫離了文件信息的依歸，元數(shù)據(jù)就無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。眾所周知，計(jì)算機(jī)平臺(tái)的更新?lián)Q代周期一般為18個(gè)月，一旦超過(guò)此周期，后來(lái)新的計(jì)算機(jī)設(shè)備將很難讀出已過(guò)時(shí)的軟件中所保存的信息。要保證電子文件的長(zhǎng)期可使用性，最直接的方法是把電子文件轉(zhuǎn)存到新的存儲(chǔ)載體上（例如：新的硬盤(pán)、U盤(pán)等等）。

另外，與電子文件相關(guān)的各種系統(tǒng)說(shuō)明、運(yùn)作環(huán)境說(shuō)明、硬、軟件設(shè)備說(shuō)明等，通通不可掉以輕心，隨意放置，而是應(yīng)該將其與電子文件一起打包保存，以便將來(lái)的計(jì)算機(jī)可以閱讀。電子文件和紙質(zhì)文件的處理過(guò)程還有一個(gè)很大的區(qū)別：紙質(zhì)文件在流通過(guò)程中始終伴隨著人們面對(duì)面交接的一系列動(dòng)作，因此體現(xiàn)閱讀者和工作者之間的元數(shù)據(jù)也就清楚地記錄在文件上面；電子文件的操作是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，在電子文件的傳閱過(guò)程中，人們并不需要實(shí)際的見(jiàn)面行為，故而體現(xiàn)文件閱讀者和工作者之間相互關(guān)系的元數(shù)據(jù)也就不是那么完璧無(wú)暇了。假如沒(méi)有辦法提供或者補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)，電子文件的原始性就會(huì)遭到質(zhì)疑，也有可能給電子文件的保管和長(zhǎng)期使用造成困難。

（三）建立并規(guī)范文檔一體化管理體系。 由于工作方式的改變，舊的檔案管理制度就不是很適合現(xiàn)在的工作管理體系；因此，建立并規(guī)范新的文檔一體化管理體系是現(xiàn)階段文檔一體化工作順利開(kāi)展的有力保證。紙質(zhì)文檔的形成、管理是在手工環(huán)境下，按照一定的順序逐步進(jìn)行的，例如：先生成、積累、立卷、鑒定，后歸檔、分類，再著錄等。電子文件則是在電子文件保管系統(tǒng)內(nèi)形成并流轉(zhuǎn)的，此過(guò)程中的很多程序是要同步進(jìn)行的，這也使得電子文件的一部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。上述區(qū)別促使各部門機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)水平、組織機(jī)構(gòu)、管理制度以及管理者的理念等各個(gè)層面發(fā)生相應(yīng)的變化。因此，對(duì)于電子文檔一體化管理而言，應(yīng)從嚴(yán)申明管理職責(zé)、完善管理制度、樹(shù)立管理理念、規(guī)范管理流程和提升管理者業(yè)務(wù)水平等方面多管齊下，面面俱到，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段高校文檔一體化工作的要求。

（四）高素質(zhì)管理人才為實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”提供智力保障。提高文檔工作者計(jì)算機(jī)能力、業(yè)務(wù)水平和法律意識(shí)，是更好地做好文檔一體化工作的關(guān)鍵。文檔工作者和管理者要改變傳統(tǒng)的檔案觀念和工作方式，打破部門分割、各自為政的管理方式，將各部門工作緊密地聯(lián)系在一起，對(duì)于相同環(huán)節(jié)的一些工作可以同時(shí)進(jìn)行，減少工作流程，節(jié)約成本和精力。文檔工作者最好是科班出身，既懂得系統(tǒng)的檔案理論，具備文檔編排管理能力，又有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和操作能力。各高校還可以廣納賢才，招聘一些多功能高層次的復(fù)合型人才，并且對(duì)于原有的一些初級(jí)和中級(jí)檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，灌輸新的文檔一體化管理觀念，改變管理者傳統(tǒng)的管理意識(shí)。俗話說(shuō)：“冰凍三尺非一日之寒”，只有我們檔案工作者和管理者在實(shí)際工作實(shí)踐中，將理論和實(shí)踐相結(jié)合，才能摸索出一套適合現(xiàn)階段文檔一體化的管理模式，才能促進(jìn)高校的教學(xué)科研和整體的事業(yè)更好地發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)