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電子檔案管理系統(tǒng)范文第1篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作

1檔案查閱者的實踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

2.3檔案申請查詢。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進行查詢。

3.1.1查看。

點系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實際需求，刪除檔案文件?？梢远鄺l刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。

參考文獻

[1]張原瑞.高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.

電子檔案管理系統(tǒng)范文第2篇

計算機應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學(xué)性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的?！?】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術(shù)應(yīng)用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設(shè)計?！?】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

電子檔案管理系統(tǒng)范文第3篇

【論文關(guān)鍵詞】社會保險；檔案；創(chuàng)新 

 

隨著國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。 

一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析 

（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速 

我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險參保人數(shù)超過1．4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。 

（二）社會保險經(jīng)辦機構(gòu)實施改革計劃 

近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。 

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散 

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。 

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核 

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。 

（五）社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大 

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。 

二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題 

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視 

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。 

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范 

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴重影響社會保險檔案的質(zhì)量。 

（三）社會保險檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范 

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔 

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。 

（二）根據(jù)社保檔案類別進行分類管理 

根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準 

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、it基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機構(gòu) 

在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機構(gòu)，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負責公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。 

電子檔案管理系統(tǒng)范文第4篇

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)機械；電子檔案；發(fā)展

中圖分類號：S220.1 文獻標識碼：A

農(nóng)業(yè)機械以及駕駛（操作）人員的技術(shù)檔案管理是農(nóng)機安全監(jiān)理工作中重要的組成部分，是農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)對農(nóng)業(yè)機械以及駕駛（操作）人員實施科學(xué)管理、正確決策的基礎(chǔ)。隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，為促使農(nóng)業(yè)機械化快速普及，并得到蓬勃發(fā)展，按照國家提出的農(nóng)業(yè)機械化目標，落實“以科技支撐、以科技引領(lǐng)”農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展的具體工作，以加強標準化、規(guī)范化、制度化的管理水平，強化農(nóng)業(yè)機械及駕駛（操作）人員技術(shù)檔案的管理和具體實施農(nóng)業(yè)機械以及農(nóng)機電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，為農(nóng)業(yè)機械檔案管理工作提供必然條件。

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案相輔相成

檔案管理信息化是開展實際工作的需要。紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，同時電子檔案也是檔案發(fā)展的需要，兩者關(guān)系相輔相成，在現(xiàn)代檔案工作中，缺一不可，但是電子檔案尤其優(yōu)越性，更能適合現(xiàn)代化工作的需要，因為電子檔案具有處理快、查找不復(fù)雜、傳輸速度節(jié)省時間的優(yōu)勢，根據(jù)這些優(yōu)勢要求，現(xiàn)在檔案管理信息化必然離不開電子檔案，所以紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者相互補充，才能更好地完成電子檔案管理工作。

2 農(nóng)機電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

2.1 電子檔案規(guī)范化管理程度不夠，崗位職責不明確

目前全國大部分地區(qū)仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。

2.2 檔案信息化、科學(xué)化管理程度不高

目前仍然沒有全面的普及檔案電子信息化管理，有的甚至沒有建立起農(nóng)技建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不能很好的為農(nóng)機檔案管理人員進行服務(wù)。

2.3 上級領(lǐng)導(dǎo)對農(nóng)機檔案管理重視不足

當前，各地區(qū)普遍缺乏專業(yè)的農(nóng)機檔案管理人員，有的地方甚至出現(xiàn)無人管理或臨時代管現(xiàn)象，造成農(nóng)機檔案丟失。而專職管理農(nóng)機檔案的人員，大多數(shù)都不是專業(yè)的檔案管理人員，沒有參加過任何業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)流程。有的出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)不重視，人動頻繁，造成檔案管理人員責任心不強、借出檔案不能及時歸檔等現(xiàn)象，這些人為的造成了檔案材料的不完整性和不確切性。

3 農(nóng)機檔案管理存在的問題

3.1 個別單位重視不夠

目前，很多縣市的檔案管理工作分工不明確，出現(xiàn)兼職管理、無人管理、多人管理的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)機械檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案丟失、查詢困難的局面。

3.2 檔案信息沒有完全發(fā)揮作用

農(nóng)機檔案為農(nóng)機人事工作和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，多數(shù)是被動提供信息，查閱的大部分內(nèi)容是農(nóng)業(yè)機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農(nóng)機工作決策提供依據(jù)。受傳統(tǒng)觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務(wù)，缺乏主動參與意識。

3.3 管理維護水平較低

有的農(nóng)機檔案管理人員信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能提供。有的農(nóng)機檔案管理人員信息需要鑒別才能確認，如干部學(xué)歷信息需要組織、人事、教育等部門認真核實，一旦工作不細就形成了錯誤信息。多數(shù)單位對農(nóng)機信息應(yīng)用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與農(nóng)機工作的綜合評價等工作聯(lián)系不緊密。主要原因是信息系統(tǒng)不夠完善，信息功能不夠強大。

4 強加農(nóng)機電子檔案管理的措施

4.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化責任

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定在設(shè)計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等方面監(jiān)理繾綣農(nóng)機檔案管理制度，嚴格按照農(nóng)業(yè)部“三個規(guī)范”的要求，建立農(nóng)機檔案室，實行“誰負責、誰簽字”的原則，確保檔案內(nèi)容規(guī)范、完整。

4.2 加強基礎(chǔ)建設(shè)，強化環(huán)境管理

加強農(nóng)機電子檔案管理的電子設(shè)備，如：電腦、打印機、照相機、復(fù)印機等辦公器材，確保硬件設(shè)施提檔升級。檔案室內(nèi)需具備滅火器、防蟲劑等專用的檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防蛀工作，保證了農(nóng)機監(jiān)理檔案安全。

4.3 定期開展檔案清查，確保檔案真實完整

在加強源頭管理的基礎(chǔ)上，定期對所有農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案進行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進行查漏補缺，進一步健全和完善農(nóng)業(yè)機械及其駕駛操作人員總臺帳和分臺帳。

4.4 加強信息化建設(shè)，完善電子檔案臺賬

將農(nóng)機駕駛員、農(nóng)機車輛檔案全部實行微機化管理，確保紙質(zhì)、電子檔案完整相符。

4.5 強化管理，加強信息員隊伍建設(shè)

組織信息化工作是一項專業(yè)性很強的工作，必須有政治強、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才作保障。堅持政治標準與業(yè)務(wù)標準并重，選好配強組工信息員，把政治素質(zhì)好、責任心強、懂技術(shù)、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位。組織干部要切實轉(zhuǎn)變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，充分利用信息平臺，提高農(nóng)機檔案管理工作效率和質(zhì)量。

參考文獻

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電子檔案管理系統(tǒng)范文第5篇

【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng)；電子檔案；解決對策；發(fā)展方向

電子檔案可以在數(shù)字化設(shè)備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。然而，電子檔案作為一項正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點。文章通過研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。

一、當前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認為，當前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問題：

（一）責任分工不明確，檔案歸檔不完整。

檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過戶，項目招標，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應(yīng)知識，導(dǎo)致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營管理帶來了困難。

（二）電子檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。

管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現(xiàn)代信息技術(shù)認識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓(xùn)體系，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力的因果關(guān)系分離開，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務(wù)能力滯后。

（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。

伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設(shè)施已不能滿足工作要求，是從設(shè)備，房間，環(huán)境等方面都需要進一步升級。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業(yè)沒有設(shè)置單獨的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能做到實處。

（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準。

電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標準，同一個工程項目在不同的企業(yè)建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎(chǔ)性工作，沒有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。

二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進措施及發(fā)展方向

針對當前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問題，筆者認為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進和發(fā)展應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）建立完善的電子檔案管理工作責任制。

電子檔案作為新時代的產(chǎn)物，它的應(yīng)運而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應(yīng)由專人負責，并且進行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責任落實到個人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級別和職務(wù)，明確個人管理任務(wù)分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無人負責的亂象。要嚴格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過程中的責任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實性，完整性的工作責任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責任。進一步明確電力系統(tǒng)各部門之間的工作責任界面，各司其職，完善電子檔案工作責任制度。

（二）增強電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力已經(jīng)遠遠不能滿足當前工作需求。首先，應(yīng)該建立完善的檔案管理培訓(xùn)制度，強化管理人員應(yīng)用信息化設(shè)備的能力。當前社會信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展理念，強化企業(yè)檔案管理隊伍的力量，電力企業(yè)可以通過培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎(chǔ)，涉及企業(yè)信息安全問題，因此，要加強電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識化的檔案管理人才。

（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機，高速掃描儀，光盤刻錄機的更新升級。其次，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強對電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實。除此之外，安全問題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時面臨崩潰的危險，因此，應(yīng)該在如何保證數(shù)據(jù)庫安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強網(wǎng)絡(luò)信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網(wǎng)絡(luò)部門的信息化技術(shù)，加快檔案部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以此進一步提升檔案部門的服務(wù)水平。

（四）規(guī)范建檔標準，加強電子檔案的共享和利用。

電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，在電子檔案建檔標準統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強信息交換，以此增強檔案工作方法的研究意識，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務(wù)交流。

三、結(jié)束語

總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠發(fā)展前景的學(xué)問，做好電子檔案管理工作也是一個循序漸進以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實有效加強管理投入，高度重視檔案管理工作，促進電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。

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