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國(guó)土資源檔案管理是國(guó)家檔案管理的重要組成部分。土地資源、礦產(chǎn)資源作為生產(chǎn)資料和勞動(dòng)對(duì)象,是人類生產(chǎn)活動(dòng)不可或缺的重要因素,特別是在我國(guó)全面建設(shè)小康社會(huì)的今天,土地和礦產(chǎn)等資源更是支撐經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)土管理部門面臨著新的形勢(shì)和要求。如何科學(xué)、有效地保護(hù)好土地資源，提高管理的效率和水平，充分、合理和科學(xué)地利用好有限的土地資源，已成為急待解決的重大問(wèn)題。作為國(guó)土管理基礎(chǔ)之一的土地檔案管理工作，更需要加以進(jìn)一步規(guī)范和提高。認(rèn)真做好國(guó)土檔案管理收集、整理、收藏、管理和利用，使國(guó)土資源檔案管理工作具有針對(duì)性和有效性,以不斷適應(yīng)新時(shí)期國(guó)土資源檔案管理工作的要求。

一、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國(guó)土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。要遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。各級(jí)國(guó)土管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該成立國(guó)土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由基層工作人員，兼職國(guó)土檔案員，在上級(jí)專職檔案員的幫助下，形成全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時(shí)，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在上級(jí)國(guó)土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理

長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和上級(jí)檔案員聯(lián)系。沒(méi)有將國(guó)土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。由于以前檔案整理歸檔不全，造成現(xiàn)行檔案利用中的一系列問(wèn)題，造成了許多不必要的矛盾糾紛。新時(shí)期的檔案工作，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到到檔案工作不是臨時(shí)性工作，要逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對(duì)國(guó)土檔案進(jìn)行超前管理。

三、國(guó)土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

從實(shí)際情況看、國(guó)土檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來(lái)說(shuō)層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。建立文件檔案檔案收件簿。并對(duì)各相關(guān)部門制訂檔案收集上交制度，拓寬檔案收集渠道，確保檔案齊全完整。

四、制定規(guī)范，及時(shí)立卷

根據(jù)國(guó)土資源檔案的實(shí)際情況，應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》、《檔案整理歸檔制度》、《電子文件歸檔及管理制度》等。要向管理要質(zhì)量、要效益，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動(dòng)其他工作的規(guī)范化、制度化。要將檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任制考核，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)從事檔案工作的積極性。對(duì)需歸檔的文件資料，及時(shí)立卷歸檔，并建立起檔案管理分類大綱。根據(jù)歸檔范圍、保管期限、業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔號(hào)分類方法等，將國(guó)土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計(jì)劃財(cái)務(wù)類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

五、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高檔案管理水平

檔案的收集管理，是為了更好的利用。為達(dá)到國(guó)土檔案整理規(guī)范化的要求，客觀上對(duì)國(guó)土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。在強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)水平上：一要進(jìn)一步加大招考力度，通過(guò)向社會(huì)公開招考的方式，把那些出身于檔案專業(yè)，把那些懂法律、精管理，會(huì)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)的復(fù)合型年輕人才，優(yōu)先充實(shí)到國(guó)土資源管理檔案隊(duì)伍中來(lái)，迅速改變目前知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。二要繼續(xù)加大在職培訓(xùn)教育力度，通過(guò)培訓(xùn)讓檔案員不僅精通國(guó)土資源管理法律法規(guī)，還要熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等基礎(chǔ)知識(shí)，適應(yīng)國(guó)土資源管理新形勢(shì)、新任務(wù)的需要。三要對(duì)兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了國(guó)土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國(guó)土檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細(xì)的講解。使大家對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效利用檔案有切實(shí)的保障。

在提高檔案利用效率方面，要快速轉(zhuǎn)變職能，加強(qiáng)開發(fā)利用。要迅速扭轉(zhuǎn)檔案開發(fā)利用跟不上國(guó)土資源管理新的形勢(shì)發(fā)展的需要，加大從收集保管向開發(fā)利用服務(wù)轉(zhuǎn)變；從為本單位服務(wù)為重點(diǎn)向?yàn)樯鐣?huì)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變；從被動(dòng)、單一、封閉型服務(wù)向主動(dòng)、多領(lǐng)域、開放型服務(wù)轉(zhuǎn)變；要加大從靠行政手段微觀管理向依法管理轉(zhuǎn)變。平時(shí)，尤其要注重珍貴資料的收集、開發(fā)、利用，特別要潛心開發(fā)那些對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有帶來(lái)效益的，或能反映單位特色和職工精神風(fēng)貌的檔案資源。

六、通過(guò)開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好國(guó)土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國(guó)土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)國(guó)土檔案管理工作。國(guó)土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給工作人員利用。在近幾年來(lái)實(shí)施電腦化管理、將國(guó)土檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國(guó)土檔案的完整性，促使國(guó)土檔案管理更上新臺(tái)階。

七、檔案利用過(guò)程中的保密工作

一要加強(qiáng)制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

二要做好監(jiān)督工作。在利用中,要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的,加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。還要做到三勤:一是嘴勤；二是眼勤；三是手勤、腦勤。要在利用者離去之前,仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說(shuō)明。