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一、做好企業(yè)檔案管理工作的重要意義

隨著社會(huì)邁入新世紀(jì)，改革發(fā)生了不斷深化，企業(yè)也需要不斷的發(fā)展。因?yàn)槊媾R著逐漸壯大的企業(yè)需求，所以說做好檔案管理工作，對企業(yè)自身有著非常重要的含義。檔案是一種歷史記錄，它詳細(xì)記載了一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的優(yōu)秀成果，對加強(qiáng)企業(yè)管理，推動(dòng)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了教材資料。

（一）維護(hù)企業(yè)的歷史真實(shí)面貌。企業(yè)檔案是一種歷史記錄，它詳細(xì)記載了一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的優(yōu)秀成果，能夠真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，從而為相關(guān)機(jī)構(gòu)在準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)所經(jīng)營的成果時(shí)提供真實(shí)依據(jù)，同時(shí)也有利于本企業(yè)與其他企業(yè)進(jìn)行各方面的合作。

（二）可作為企業(yè)提高管理水平的標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作，可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。例如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在做出有關(guān)決策時(shí)，他們可以及時(shí)通過了解檔案進(jìn)而把握企業(yè)整體的經(jīng)營狀況，最終能夠做出相適合的策略來經(jīng)營企業(yè)，作為企業(yè)自身提高管理水平的參照。

（三）能夠提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力企業(yè)通過探索和嘗試新的檔案管理手段，及時(shí)更新檔案的管理觀念來做好檔案管理工作。做好檔案管理工作后與企業(yè)經(jīng)營管理的相結(jié)合能夠決定企業(yè)的資源配置的取向，對于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略和提高管理效率有著深遠(yuǎn)的意義，同時(shí)能夠提升一個(gè)企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力。

二、企業(yè)檔案管理工作遇到的問題

（一）企業(yè)檔案管理工作在規(guī)則部分沒有長期性一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作通常是在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)們的重視下進(jìn)行。但是一旦取得成果，往往就會(huì)出現(xiàn)后勁不足，根本沒有持久性。另外，有些干部對檔案在企業(yè)中有何作用的認(rèn)識(shí)不足，因而參與檔案綜合管理的態(tài)度不積極。

（二）企業(yè)檔案管理工作的檔案管理方法在運(yùn)用辦公自動(dòng)化上沒有更新在21世紀(jì)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)的檔案管理都積極提倡采用一臺(tái)微機(jī)對應(yīng)一套軟件的檔案管理辦法，然而仍有些企業(yè)的落后的檔案管理技術(shù)根本適應(yīng)不了時(shí)代的發(fā)展，從而給檔案工作帶來不良影響。我著重分析了造成檔案技術(shù)落后的原因，有以下幾點(diǎn)：一、有些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作的重要性，因而投資少；二、一些單位的檔案管理人員不熟練買來的先進(jìn)管理設(shè)備的操作方法；三、大部分企業(yè)的檔案依舊采用手工方式工作。

（三）企業(yè)檔案管理工作的管理程序沒有實(shí)現(xiàn)制度化現(xiàn)如今，企業(yè)檔案管理的不規(guī)范表現(xiàn)在以下三方面：一、收集檔案不規(guī)范。在收集檔案的過程中，其制度不嚴(yán)，交不交自由，而且關(guān)于檔案收集的考核也非常不明確；二、整理檔案不規(guī)范。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)招收入了許多專業(yè)素質(zhì)參差不齊的員工，因而員工的卷內(nèi)文件目錄順序與他們在實(shí)際整理文件時(shí)的順序不一致，從而不利于查找利用，甚至造成卷內(nèi)資料漏失的問題；三、對檔案的綜合管理力度不足。如今的檔案管理是以班為單位存在的，工作應(yīng)該隨時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但由于主管領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間緊張，因而檔案人員匯報(bào)該工作時(shí)非常困難，從而給檔案的綜合管理工作帶來困難；四、利用檔案不規(guī)范。有關(guān)工作人員對于檔案的借閱是內(nèi)松外緊的。

（四）企業(yè)檔案管理很混亂許多企業(yè)的檔案管理機(jī)制不健全，甚至有人認(rèn)為檔案室只是資料存放的地方或者是廢紙倉庫，從而使得檔案管理工作形成了有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃，有形式、無效果的混亂局面。

三、做好企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）更新思想觀念，提高所有人對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)眾所周知，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)的健康發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。所以對于企業(yè)來說，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作是其檔案規(guī)范化管理的首要。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者都應(yīng)該對企業(yè)檔案是“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”有充分的認(rèn)識(shí)。另外，企業(yè)應(yīng)積極將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)重要的工作計(jì)劃上，爭取與職工崗位責(zé)任的考核內(nèi)容有聯(lián)系，從而使得檔案管理工作能夠取得成效。領(lǐng)導(dǎo)與員工經(jīng)常更新思想觀念，最終達(dá)到培養(yǎng)檔案管理工作人員重視檔案工作重要性的目的，進(jìn)而激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對自身工作的熱情。

（二）健全管理機(jī)制，做好檔案管理的保證企業(yè)應(yīng)該制定、完善檔案工作的規(guī)章制度，切實(shí)將檔案工作的各項(xiàng)工作流程落實(shí)到位。通過建立檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，企業(yè)所有部門和檔案室可以相互協(xié)調(diào)、構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

（三）融入企業(yè)主體，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)在電子環(huán)境中，因?yàn)闄n案人員不能積極介入文件的歸檔、保管過程，那么文件很可能不能被利用。因而在新形勢下，作為檔案工作者應(yīng)該在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)懂得如何歸檔、保管以及利用檔案信息資源，從而做好電子檔案信息的收集、管理。

（四）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)隨著檔案管理的建設(shè)逐漸步入現(xiàn)代化,員工素質(zhì)很關(guān)鍵，企業(yè)能夠通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式來加強(qiáng)檔案人員在業(yè)務(wù)知識(shí)方面的能力和水平。

四、小結(jié)

檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)的健康發(fā)展中起著非常重要的作用，是企業(yè)行政工作的工具之一。檔案記錄著企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，它詳細(xì)記載了一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的優(yōu)秀成果，因而做好檔案管理工作，有助于企業(yè)科學(xué)的進(jìn)行計(jì)劃和決策。企業(yè)利用檔案資源來增強(qiáng)其競爭實(shí)力，最終提高企業(yè)的工作效率和管理水平。

作者：馬愛霞單位：吐哈油田公司甲醇廠