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第一篇：電子政務對檔案工作的影響

1前言

隨著社會的不斷進步，計算機網(wǎng)絡技術日益普及，在這種形勢背景下，電子政務逐漸取代了傳統(tǒng)的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發(fā)展成果。電子文件大量產(chǎn)生，這給檔案工作帶來了良好的發(fā)展機遇，也使其面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)?？梢哉f，電子政務對檔案工作的影響不僅僅體現(xiàn)在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標準規(guī)范等方面的改變。充分借助電子政務這個良好契機推進檔案工作的發(fā)展，具有廣泛而深遠的意義。

2電子政務給檔案工作帶來的積極影響

2.1對檔案業(yè)務工作的積極影響

在電子政務活動中勢必會產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件的儲存、運行、傳遞和使用方式都與紙質(zhì)文件有著很大的區(qū)別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務語境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務文件在歸檔的同時也要進行細致鑒定。這一切變化都使得檔案業(yè)務工作進入新的發(fā)展歷程，使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生根本改變。

2．2對檔案信息處理方式的影響

電子政務尚未實施以前，各類政務文件浩如煙海、泛濫成災，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質(zhì)的壓力。但是電子政務辦公自動化技術的不斷普及，為檔案部門辦公自動化技術的運用帶來了良好的機遇。各部門在辦公過程中產(chǎn)生的政務文件可以與計算機辦公自動化技術有機結合。信息用戶只需要在相關操作界面上點擊鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡及時獲得所需要的信息。同時，由于計算機網(wǎng)絡技術的應用，政務文件的形成中可參雜多種信息媒體技術，滿足不同使用者的需求。

2．3對檔案信息化標準的影響

鑒于電子政務涉及到政府部門的政務核心，所以針對行業(yè)特點制定統(tǒng)一的標準是必需的。這樣一來，各種系統(tǒng)方能在信息平臺中有序運作，使得資源共享更加便捷。同時，由于電子政務當中所使用的傳輸格式和數(shù)據(jù)格式都是標準化的，還能根據(jù)原有的數(shù)據(jù)和信息增加新的功能模塊，所以電子政務的不斷推行，可以對檔案信息化標準建設起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統(tǒng)一化標準，從檔案形成、收集再到儲存、利用，都有章可循，有據(jù)可依。

3電子政務給檔案工作帶來的嚴峻挑戰(zhàn)

電子政務給檔案工作帶來良好發(fā)展機遇的同時，也使其面臨著一系列挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下幾點：

3.1意識問題

毫無疑問，電子政務的發(fā)展不可能一蹴而就，在此形勢背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發(fā)展的。所以檔案工作者必須意識到，在電子政務環(huán)境下進行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰(zhàn)”的心態(tài)。

3.2管理問題

在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案基本采取集中統(tǒng)一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個統(tǒng)一標準，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實際要求還存在一些距離。

3．3法律問題

檔案的法律約束性主要體現(xiàn)于它的原始性和真實性，但是電子檔案的可更改性、內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實性帶來一定困難。綜上所述不難發(fā)現(xiàn)，電子政務對檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務的發(fā)展，抓住有利契機促進檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

4發(fā)揮電子政務對檔案工作積極影響的對策

4.1大力推進檔案信息化標準規(guī)范建設

在電子政務時代中，檔案信息系統(tǒng)的標準化建設至關重要，對電子政務的實施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務的發(fā)展契機，大力推進檔案信息化標準規(guī)范建設。對于電子文件的歸檔與管理，要使用統(tǒng)一的標準規(guī)范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個環(huán)節(jié)，必須制定和完善具體的管理辦法、實施細則和技術標準等。使得電子檔案走上規(guī)范化管理的道理，使檔案工作有據(jù)可依。

4.2提升檔案工作服務社會的競爭力

在電子政務環(huán)境下，部門與部門之間的距離越來越小，各部門產(chǎn)生的電子檔案應該積極發(fā)揮為社會服務的能力。誠然，檔案工作是一項公益性事業(yè)，其存在的價值就是便于社會各領域?qū)n案信息資源的利用，多方面滿足社會需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網(wǎng)絡終端上查詢、使用在權限范圍內(nèi)的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術服務等活動，積極促進政府與社會之間的知識流動，加強技術轉(zhuǎn)移，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，為社會進步做貢獻。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發(fā)揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務走向開放化，發(fā)揮在電子政務環(huán)境下的積極作用。

4.3采取措施確保檔案信息安全

檔案部門要貫徹落實檔案信息安全保護機制，在建設網(wǎng)絡、開發(fā)軟件和加工數(shù)據(jù)的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國家保密局認可的網(wǎng)絡安全產(chǎn)品。在系統(tǒng)集成過程中，要選擇獲得國家保密局頒發(fā)的《涉及國家秘密計算機信息系統(tǒng)集成資質(zhì)》證書的廠商進行承建。還要對檔案信息安全進行定期檢查，遏制不安全因素，保護檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網(wǎng)絡安全保護方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術；在軟件安全保護方面，要采取防動態(tài)跟蹤、防靜態(tài)分析、防拷貝加密等技術；在數(shù)據(jù)安全保護方面，要采取數(shù)據(jù)加密、壓縮、備份等技術。

4．4加強檔案工作隊伍的能力建設

在電子政務視域下，檔案部門要高度重視人才培養(yǎng)質(zhì)量，這樣才能從容應對電子政務環(huán)境對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。一方面，促使工作人員樹立終身學習意識，安排他們參加繼續(xù)教育培訓活動，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內(nèi)容方面，要對工作人員加強新設備、新技術和新方法的培訓，對工作人員重點培訓計算機基礎知識，比如檔案管理軟件應用知識、文字處理知識和網(wǎng)絡技術知識等。

4.5加強檔案意識宣傳教育

提高社會大眾的信息化意識，促進政府與大眾之間的資源共享，是普及電子政務的重要路徑之一。在電子政務時代中，電子檔案涉及到管理、安全、法律等問題，所以檔案部門要對社會大眾加強規(guī)范利用行為的教育，使社會大眾意識到合理利用電子檔案的重要性。國家相關部門還要積極制定與電子檔案利用的法律法規(guī)，正確引導信息利用的社會公德。

5結語

電子政務對檔案工作帶來了巨大影響，檔案工作人員要從容應對各種挑戰(zhàn)，促使檔案工作順利開展，為社會發(fā)展做出積極貢獻。

作者：付艷美 單位：秦皇島市北戴河區(qū)檔案館

第二篇：電子政務環(huán)境下檔案管理策略探析

電子政務就是政府辦公自動化在功能和范圍等方面的延伸，是面向社會的政府自動化辦公。在電子政務環(huán)境下，公文的起草、審核、簽署和辦理都在電子政務的操作平臺中開展，這種歸檔以及管理方式并不是簡單的紙質(zhì)文件歸檔和管理能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是于電子政務系統(tǒng)中嵌入電子檔案的管理功能，使其全過程管理和文檔一體化管理等方式得以實現(xiàn)。檔案管理在我國是一項非常重要的工作內(nèi)容，隨著電子方案的普及，對其工作的要求也越來越高。我們應當針對檔案管理中存在的問題進行分析，制定出具有針對性的改善措施，以使其作用得到最大的發(fā)揮。

一、電子政務環(huán)境下檔案管理的意義

電子政務是政府機構部門運用現(xiàn)代化的信息、通信技術通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)服務與管理，并通過網(wǎng)絡技術使政府機構的工作流程再造和組織機構的重組得以實現(xiàn)，超越時間、空間和各個部門之間的人為限制，使服務和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進的管理模式和信息管理技術，以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務?？茖W的管理模式對電子政務的發(fā)展具有積極意義，而電子政務下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。

二、電子政務環(huán)境下檔案管理所存在的問題

（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。

原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。

（二）檔案難以長久儲存。

硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應用等階段產(chǎn)生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會嚴重損壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。

（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。

隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個角落的人們都能享受到網(wǎng)絡技術所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區(qū)，因此每個人都可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。在電子政務環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。

三、電子政務環(huán)境下的檔案管理策略分析

（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎，因為這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務為政府決策。

（二）實施“前端控制”。

檔案管理在電子政務環(huán)境下的特點是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進行轉(zhuǎn)換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現(xiàn)自身管理工作和電子政務系統(tǒng)的同步發(fā)展?！扒岸丝刂啤辈粌H是電子政務環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。

（三）加強信息安全與標準規(guī)范。

檔案信息的多樣性和復雜性使其管理在電子政務環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務環(huán)境下的檔案管理工作，必須對電子政務中內(nèi)部網(wǎng)絡的建設進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡安全的保證對電子政務下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對檔案信息的建設。所以，政府中的檔案管理部門應嚴格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實施對檔案信息的安全建設工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。

（四）建立信用檔案模式。

在電子政務環(huán)境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務環(huán)境下的信用檔案建設可為政府機構的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設以使其服務能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎的。檔案信息管理中的信用檔案建設使科學、合理地管理信息資源的目的得以實現(xiàn)。因此，在電子政務環(huán)境下，信用檔案的建立對我國電子政務的快速發(fā)展具有促進作用。

（五）政務檔案信息實施公開服務。

對國家機關的相關信息進行公開就是政務檔案信息公開服務，公開國家所運行的行政權利，因為在電子政務環(huán)境下的檔案信息是政務信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務機關應根據(jù)自身特點并結合社會群眾的利益來公開、公示政務檔案信息是實施政務公開的前提，這樣可有效改善政務檔案信息的質(zhì)量。

四、結語

隨著信息技術的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會越來越多，在實際的檔案管理工作中也會遇到越來越多的問題，不利于檔案管理工作的實施。在電子政務環(huán)境下的檔案管理會涉及到各個社會發(fā)展領域，檔案管理部門應充分利用電子政務的優(yōu)勢，為了保障管理工作的質(zhì)量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務效果得到提高。

作者：唐貴紅 單位：瀘西縣電子政務管理中心

第三篇：電子政務環(huán)境下檔案管理綜合運用

隨著現(xiàn)代社會信息化、知識化的不斷深入，對于信息知情權的覺悟已經(jīng)成為一種社會普遍性需求。電子政務從政府的數(shù)字化、信息化建設中，將管理和服務借助于網(wǎng)絡技術來完成，并實現(xiàn)了對信息的組織、優(yōu)化和高效管理。檔案信息及檔案服務工作在電子政務環(huán)境下，也應該從“收藏保管”向“可開發(fā)利用”方向轉(zhuǎn)變。2014年中央下發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，從創(chuàng)新檔案管理服務方式，優(yōu)化檔案服務功能，著力從檔案信息資源開發(fā)上促進資源共享。電子政務環(huán)境下的檔案載體更加多元化，在綜合運用上應該依據(jù)不同管理層級關系，從總體規(guī)劃上做好部署，并從法律上、政策上加以保護和引導。對于各級檔案管理機構，以及其他信息服務部門，應該從檔案資源信息的合作與協(xié)調(diào)上，為檔案資源信息多層級、高效率利用提供技術保障機制，切實從檔案信息資源的綜合開發(fā)上為社會公眾提供全面的、一體化檔案信息服務平臺。

一、電子政務環(huán)境下檔案管理綜合運用的作用

電子政務是現(xiàn)代信息技術與政府機構建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡、信息化人才，也包括政府信息化建設中的各類法規(guī)標準體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務環(huán)境下檔案管理綜合運用，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會化趨勢；二是電子政務對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺，電子政務環(huán)境是利用網(wǎng)絡技術來整合各個信息孤島，以實現(xiàn)對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應用上來滿足社會對檔案信息的多種應用。如利用4G網(wǎng)絡技術來完成隨時隨地的接入，實現(xiàn)快速檢索及應用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費更多的時間和物質(zhì)成本。電子政務環(huán)境下突破了時空局限，并從信息資源、技術資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務環(huán)境下我國檔案信息綜合運用現(xiàn)狀

檔案信息是人類智慧的結晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務環(huán)境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對于電子政務環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機關職能轉(zhuǎn)變和深化機構改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關建成了網(wǎng)絡辦公平臺，并在政務內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農(nóng)等12個業(yè)務系統(tǒng)建立了關聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺規(guī)范了我國電子政務各業(yè)務系統(tǒng)的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現(xiàn)，以檔案管理信息化服務為主體的電子政務環(huán)境，將網(wǎng)絡信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發(fā)，特別是對政府網(wǎng)站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務中加強了政府與公眾間的互動?？梢?，電子政務環(huán)境下檔案信息綜合管理，應該從構建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡技術和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務環(huán)境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向

電子政務環(huán)境為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎條件，但在檔案信息整合與電子政務信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機構在政務活動中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項具體業(yè)務的統(tǒng)計類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設及各類檔案館信息化建設的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字化掃描技術、數(shù)據(jù)壓縮技術，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結合時間、價值、內(nèi)容等不同標準進行歸類，從而實現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡建設中，由于經(jīng)費等因素的影響，整個建設進度較為緩慢，對于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡采用相關站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設伊始就加強數(shù)據(jù)結構的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結構模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴重、對于各檔案信息網(wǎng)絡體系建設缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對于電子政務環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應對。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進行整合，優(yōu)化電子政務環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數(shù)字化檔案信息特點及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構建統(tǒng)一的信息資源交換平臺，切實從分散異構的檔案信息資源庫中進行技術優(yōu)化，實現(xiàn)有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態(tài)性和可持續(xù)性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實現(xiàn)各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務環(huán)境下，圖書、情報信息的資源整合，以構建政府行政與檔案信息一站式服務格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構、檔案信息服務機構以及圖書、情報機構間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強化信息交換，構建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強化對數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級檔案機構自身網(wǎng)站建設的推廣，在對外進行檔案信息服務的同時，應該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務及網(wǎng)絡辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策

在進行檔案信息資源開發(fā)及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術優(yōu)勢及電子政務信息化發(fā)展契機，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個方面。

（一）注重專業(yè)隊伍建設，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構建高效數(shù)字化檔案資源建設中，積極組建專業(yè)隊伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓，強化對信息化檔案業(yè)務知識及技能的學習，提升團隊的業(yè)務水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術服務來優(yōu)化工作重心，促進整個檔案數(shù)字化建設工作的有序進行。

（二）積極組建軟硬件平臺，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運用環(huán)境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環(huán)境的支撐，在硬件平臺建設上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業(yè)務需求，配置了2臺HP服務器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復印機2臺，為全校檔案信息化建設提供了硬件保障。在軟件建設上，結合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結構更加開放，系統(tǒng)維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運用為指導，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結構設計，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設與實施

依據(jù)全宗管理理念，對于檔案信息資源的數(shù)字化建設流程進行全面優(yōu)化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統(tǒng)計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統(tǒng)計，對歷屆畢業(yè)生的學習成績、登記表進行掃描與統(tǒng)計，對相關文件的索引目錄進行掃描與統(tǒng)計，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術，可以實現(xiàn)模糊查詢。如輸入學生信息上的某一關鍵詞，將會顯示與之相關的錄取名冊、畢業(yè)登記表及成績等信息。對院校相關的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應用。需要強調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設上，針對舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對照與核實，依據(jù)《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關數(shù)據(jù)庫資料進行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進行整理與核實，以實現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。

（四）實現(xiàn)檔案信息管理應用與學校OA系統(tǒng)的在線對接

檔案管理系統(tǒng)軟件平臺建設，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對接上，更好地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術的應用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復的工作強度限制，利用計算機輔助技術可以實現(xiàn)對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節(jié)省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。

（五）構筑安全、可靠的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫平臺

檔案信息綜合運用對數(shù)字化網(wǎng)絡平臺的安全性提出更高要求，為了確保檔案信息資源的真實性、可靠性和完整性，需要從檔案管理業(yè)務部門的實際需求分析上，進一步梳理檔案信息管理流程，構建全面的檔案信息應用過程監(jiān)控體系，實現(xiàn)對數(shù)字化文件的全面管理。如利用權限分配技術，針對檔案信息管理系統(tǒng)中的用戶進行分配不同的權限，所有用戶的使用都在軟件的監(jiān)控下進行，為檔案信息服務平臺提供了安全保障。

五、結語

檔案信息資源綜合運用的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設，而數(shù)據(jù)庫技術需要從軟硬件平臺的合力中保障檔案信息的采集、存儲、管理、應用服務的滿足。作為回溯性資源，對于檔案信息資源的原始性、記錄性，應該從信息管理的及時性、靈活性上來開發(fā)，增強檔案信息資源的服務能力，并在保障檔案信息資源安全、穩(wěn)定、可靠基礎上，最大化地降低管理成本，發(fā)揮最大的管理效益，更好地促進檔案信息資源的社會化服務功能的實現(xiàn)。

作者：章鄴 單位：鹽城師范學院