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為適應(yīng)我國加入WTO后經(jīng)濟發(fā)展的需要,企業(yè)應(yīng)深入地推行會計電算化。隨著電子信息技術(shù)的普及,實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業(yè)財產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益,為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

一、合計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一。

2.控制操作人員的職能,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二。

3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。

如果缺乏適當?shù)膬?nèi)控,那么未經(jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后能不留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞,且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序,以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

二、會計電算化內(nèi)部管理制度的基本內(nèi)容

實現(xiàn)會計電算化后,針對會計電算化工作的特點,內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容也必須進行相應(yīng)的調(diào)整,才能適應(yīng)實行會計電算化后的新情況。計算機替代手工記賬后的管理主要包括以下內(nèi)容:

1.建立會計電算化崗位責任制建立健全崗位責任制,一方面是為了加強內(nèi)部牽制,保護資金財產(chǎn)的安全;另一方面能夠提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益。

2.日常操作管理

日常操作管理是指通過對系統(tǒng)日常運行的管理,保證系統(tǒng)正常運行,完成會計核算工作,保證會計信息的安全與完整。日常操作管理主要包括計算機系統(tǒng)使用管理和上機操作管理。

3.計算機軟件和硬件系統(tǒng)維護管理

軟件維護是指當單位的會計工作發(fā)生變化而進行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進行的排除修復工作。硬件維護是指在系統(tǒng)運行過程中,出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復,以及在設(shè)備更新、擴充、修復后的調(diào)試等工作。

系統(tǒng)維護人員負責系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護工作,但不得操作會計軟件進行會計核算工作。

4.會計檔案管理

實現(xiàn)會計電算化后,會計檔案的磁性化和不可見性,要求對電算化會計檔案管理做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準備雙份。

三、完善會計電算化內(nèi)部控制

1.加強程序操作控制。這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。其內(nèi)容主要包括:

(1)無關(guān)人員不能隨便進入機房操作;

(2)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;

(3)數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問,應(yīng)及時核對,不能擅自修改;

(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù);

(5)不準把外來的軟盤帶進機房;

(6)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正;

(7)開機后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場;

(8)要做好日備份數(shù)據(jù),同時還要有周備份、月備份。當然,這些制度不是一成不變的,還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善。

2.加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制,明確職責分工,加強組織控制。所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離,即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工,并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

3.加強系統(tǒng)安全控制。主要包括:接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源,以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括:

(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦;

(2)設(shè)置操作權(quán)限限制;

(3)操作人員身份的密碼控制;

(4)數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離;

(5)設(shè)置接觸與操作的日志控制。

環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障,以保障機器正常運行。主要包括:機房環(huán)境保護,保護性設(shè)備配備,以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,公司應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制,設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標,并針對公司的特定狀況開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護系統(tǒng)。

4.加強內(nèi)部審計。筆者認為,內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:

(1)對會計資料定期進行審計;

(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;

(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;

(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用,內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進一步完善和發(fā)展,也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。