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文檔管理論文范文第1篇

（一）檔案館危機管理是全面管理而非局部的管理

檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導(dǎo)致檔案館危機。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個過程中，每個環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當(dāng)也都可能引發(fā)危機，制定危機預(yù)案以及處理危機時，應(yīng)系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機管理是檔案館的重要管理職能，是一項系統(tǒng)的、有計劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機管理應(yīng)該包括培養(yǎng)危機意識和危機管理能力、設(shè)置危機管理機構(gòu)、制定相關(guān)的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機管理的人、財、物等各個方面，只有全面地為危機預(yù)警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。

（二）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理

危機生命周期理論指出，危機從出現(xiàn)到結(jié)束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應(yīng)根據(jù)各種征兆來辨別危機，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復(fù)工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應(yīng)是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個系統(tǒng)工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預(yù)防。

（三）檔案館危機管理是全員管理而非某部門的管理

危機管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級檔案行政管理部門應(yīng)將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者是危機管理中主要的管理主體，領(lǐng)導(dǎo)者的危機意識、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔(dān)者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統(tǒng)，時刻注意保護檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團體、學(xué)會、協(xié)會、社會公眾以及相關(guān)部門工作人員（有關(guān)政府部門、電信管理部門、交通運輸部門等），實現(xiàn)這些主體在分工基礎(chǔ)上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。

二、改進我國檔案館危機管理的策略

（一）優(yōu)化檔案館管理危機的管理

管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責(zé)權(quán)利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標(biāo)準等原因而造成的危機，實現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創(chuàng)新。首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，制定面向未來的使命、遠景、目標(biāo)、戰(zhàn)略及其實施計劃的思維過程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應(yīng)主要從以下三點入手：一是準確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開發(fā)能力、設(shè)備與財務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長期與短期發(fā)展目標(biāo)。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務(wù)，以更好地滿足用戶需求。三是強化評估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實施過程，以確保其戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動而進行的分工，因為部門與部門之間缺乏溝通而不免會存在重復(fù)勞動、責(zé)任推諉現(xiàn)象。在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機關(guān)檔案機構(gòu)和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對檔案館組織結(jié)構(gòu)進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無規(guī)矩?zé)o以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全危機、資源危機、服務(wù)危機等都需要通過制定、執(zhí)行完善的制度而減免。

（二）優(yōu)化檔案館資源危機的管理

首先，優(yōu)化館藏資源建設(shè)。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設(shè)方面?zhèn)戎攸c也應(yīng)有所不同。檔案館應(yīng)根據(jù)本館定位建設(shè)館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的主要場所，其資源體系也應(yīng)是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應(yīng)將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會記憶中起著不可替代的作用?？上驳氖牵瑪?shù)字檔案資源的建設(shè)在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進展。其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問國內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、發(fā)文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術(shù)語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應(yīng)以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準、采用XML等資源描述方法等方面入手。

（三）優(yōu)化檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行安全危機的管理

檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災(zāi)人禍等突發(fā)事件致使庫房及檔案實體遭遇滅頂之災(zāi)的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當(dāng)操作等對檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時也是致命的。應(yīng)對這些危機，檔案館需從以下幾個方面入手：首先，加強檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的安全建設(shè)。檔案館建筑設(shè)計及分區(qū)布局必須嚴格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范（JGJ25-2000）》以及相關(guān)標(biāo)準進行，在日常管理工作中要根據(jù)實際情況配備相適應(yīng)的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設(shè)備設(shè)施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)活動中有一大部分是通過管理信息系統(tǒng)來實現(xiàn)的。在可以預(yù)見的將來，檔案工作對信息系統(tǒng)的依賴性還會增強。因此，應(yīng)注意以下三點：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范》（GB50174-2008）中，根據(jù)機房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制定明確的設(shè)計規(guī)范。檔案館應(yīng)為本館機房選擇合適級別并嚴格執(zhí)行設(shè)計規(guī)范。除此之外，還應(yīng)從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機房的安全。第二，保證計算機服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、存儲設(shè)備、通信設(shè)施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時升級、殺毒、合理劃分使用權(quán)限、制定并執(zhí)行嚴格的管理制度、用戶培訓(xùn)等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統(tǒng)造成的損害。

（四）優(yōu)化檔案館服務(wù)危機的管理

為了避免在網(wǎng)絡(luò)時代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該有較強的服務(wù)意識，多維的知識結(jié)構(gòu)、較強的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實現(xiàn)檔案多元的價值。在天津、浙江等省市實施的《天津市檔案工作人員持證上崗實施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。其次，利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息服務(wù)還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應(yīng)承擔(dān)起社會教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對我國檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。

三、總結(jié)

文檔管理論文范文第2篇

珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動中形成的文字、聲像、照片、實物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對做好文化藝術(shù)檔案工作的認識還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護人才匱乏，人才隊伍培養(yǎng)還需進一步加強；經(jīng)費投入需要進一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來了劃時代的機遇，也使我們面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進，相應(yīng)會產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實采取有力措施加強文化藝術(shù)檔案工作已成為一項重要而緊迫的任務(wù)。

二、充分認識促進文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義

發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動各領(lǐng)域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發(fā)揚。完整、準確、系統(tǒng)地收集、整理、保護好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術(shù)檔案在促進文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認識文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動地推動文化藝術(shù)檔案工作在新的起點上加快發(fā)展。

三、切實增強做好新時期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感

文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項文化藝術(shù)活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進一步增強做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊伍建設(shè)，加強資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作

文檔管理論文范文第3篇

1.1檔案管理不嚴格基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不少沒有配置專門的檔案管理人員，很多都是由微機操作人員代為執(zhí)行。加上在崗人員頻繁換崗，導(dǎo)致責(zé)任分配不均、交接手續(xù)不完備，進而對檔案缺乏有效的監(jiān)管，造成檔案管理混亂的問題。而且，不少監(jiān)理人員檔案監(jiān)管意識薄弱，責(zé)任心不強，工作得過且過，很少按照規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致檔案監(jiān)管流于形式。

1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準確性。

2農(nóng)機檔案規(guī)范化管理的建議

2.1認識農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價值。由此，從這個角度來講，農(nóng)機監(jiān)理檔案具有重要的社會價值，是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農(nóng)機監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級各部門提高認識，重視農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的開展。

2.2農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現(xiàn)具有農(nóng)機監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標(biāo)升級活動，促進農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。

2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實際情況，通過制定《農(nóng)機方案管理辦法》、《農(nóng)機檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。

2.4農(nóng)機檔案管理微機、人工錄入相結(jié)合檔案管理所有數(shù)據(jù)必須要錄入微機，作為今后管理的重要參考數(shù)據(jù)，對于安全監(jiān)理工作的轉(zhuǎn)籍、變更、補證、報廢、增駕、查詢、注銷等等，都有著重要的參考價值。由此，在數(shù)據(jù)錄入的同時，必須要本著準確、規(guī)范的原則進行，確保各錄入項目準確、清晰地存檔與微機內(nèi)，便于今后查閱使用?？紤]到整個數(shù)據(jù)錄入過程，需要人工完成，出現(xiàn)錯誤信息是難免的。為了盡量減少各種問題的出現(xiàn)，確保檔案錄入的準確性和真實性，建議微機記載與人工存檔并存，確保檔案監(jiān)理工作得到進一步規(guī)范。

文檔管理論文范文第4篇

一、落實專人，強化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平

全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認識，更新觀念，加強對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓(xùn)，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護等；同時落實崗位責(zé)任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強貸后管理的同時，建立獨立的信貸檔案，隨時監(jiān)測信貸風(fēng)險，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。

二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展

在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準與辦法。另一方面，加強信貸檔案管理的日常考核力度，獎罰分明，激勵信貸人員對做好信貸檔案工作的積極性。對未能按時完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴格執(zhí)行懲罰制度，對相應(yīng)的員工進行積分以及罰款；對違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴。三是強化信貸檔案標(biāo)準化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強化信貸檔案標(biāo)準化管理，規(guī)范其操作流程，嚴格遵守檔案管理制度。

文檔管理論文范文第5篇

設(shè)置不同的檔案管理控制的節(jié)點，使控制節(jié)點能夠反映出該工作階段的工作要點和次一級的要點。不能脫離工程的實際情況是要求在設(shè)置控制的節(jié)點時，要充分考慮工程建設(shè)的現(xiàn)實狀況，根據(jù)工程發(fā)展進度進行整體規(guī)劃，挑選可以讓節(jié)點體現(xiàn)其控制職能的時間點。在工作中體現(xiàn)指導(dǎo)作用是要求控制節(jié)點的設(shè)置在其個數(shù)上和要求上都要對其體現(xiàn)的價值進行研究，在工程中盡可能地展現(xiàn)其控制作用，讓水利工程的檔案管理工作得到有效的保障。由上述的分析獲知，可以在水利工程檔案管理中放置下述的三個節(jié)點進行整體控制。第一個節(jié)點設(shè)置在招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得有關(guān)批復(fù)以后；第二個節(jié)點設(shè)置在核心標(biāo)段的招投標(biāo)工作告一段落后；第三個節(jié)點設(shè)置在單項工程的竣工驗收以前。三個不同階段的節(jié)點設(shè)置，體現(xiàn)著檔案管理工作在水利工程施工進程中的不同指導(dǎo)作用。

二、水利工程檔案管理中控制節(jié)點的限制要求

水利工程檔案中的節(jié)點控制是分段進行的，而不同的控制節(jié)點由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點與工程現(xiàn)實狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級。其各個節(jié)點的限制要求如下：

（一）第一個節(jié)點的限制要求

招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得批復(fù)的時候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴初設(shè)計已經(jīng)完成的時候，這時招投標(biāo)還沒有開始，工程處于整個建設(shè)的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負責(zé)，而需要進行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節(jié)點。這個節(jié)點的目的是把整個項目檔案管理的標(biāo)準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責(zé)等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設(shè)過程當(dāng)中檔案管理模式的出發(fā)點，所以初期檔案節(jié)點的設(shè)置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。

（二）第二個節(jié)點的限制要求

第二個節(jié)點所指的招投標(biāo)工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標(biāo)不可或缺的一環(huán)，有義務(wù)對工程歸檔的情況、尤其是不同標(biāo)段施工企業(yè)的檔案情況同時進行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點并指出清晰的限制要求。在這個控制節(jié)點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標(biāo)準。在這一節(jié)點中把工程檔案管理的標(biāo)準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。

（三）第三個節(jié)點的限制要求

水利工程建設(shè)通常由多個企業(yè)共同完成，在標(biāo)段竣工后，施工企業(yè)就會傳遞相關(guān)的檔案文件并離開施工現(xiàn)場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節(jié)點，沒有能夠在適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質(zhì)量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點是非常重要的。這一節(jié)點的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規(guī)定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學(xué)、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標(biāo)。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應(yīng)照這一節(jié)點的限制要求實施。

三、水利工程檔案管理中節(jié)點控制的具體效用

（一）加強檔案管理的有序規(guī)劃

水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統(tǒng)工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會導(dǎo)致檔案質(zhì)量的不達標(biāo)。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門的控制節(jié)點，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標(biāo)準，同時，還必須設(shè)立和完善相應(yīng)的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。

（二）加強檔案管理的針對性

無論是檔案管理控制節(jié)點的時機還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當(dāng)時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來控制水利工程中可預(yù)見以及不可預(yù)見的不利因素的萌生和發(fā)展。

（三）抓住檔案管理的重點內(nèi)容

依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無關(guān)緊要。對控制節(jié)點進行設(shè)定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統(tǒng)化的開展。抓住檔案管理的重點內(nèi)容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現(xiàn)人力、財力資源的最大化利用。并且實現(xiàn)水利工程全過程的檔案管理優(yōu)化與升級，既節(jié)約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。

四、水利工程檔案管理節(jié)點控制的注意事項

目前水利工程檔案管理的節(jié)點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節(jié)點控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實地做到以下三點：

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強重視，狠抓落實

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，節(jié)點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進一步加強對檔案管理節(jié)點控制方面的重視，并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節(jié)點控制能夠切實地實現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導(dǎo)性依據(jù)，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態(tài)度。

（二）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程

一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點控制工作開展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項工作的開展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個部門之間可以聯(lián)合起來，使管理過程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問題出現(xiàn)時第一時間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學(xué)合理化，為節(jié)點控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個節(jié)點控制的操作規(guī)范，將其提升一個檔次。

（三）制定強制性的糾正措施