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采購合同管理規(guī)范范文第1篇

關(guān)鍵詞：采購合同；財務(wù)管理；規(guī)范；效益

中圖分類號：F426.8 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02

采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項重要內(nèi)容，因為涉及資金支出，長期以來一直是一個敏感的領(lǐng)域，受到各方的高度關(guān)注。為了防止各類采購問題的發(fā)生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規(guī)范采購管理行為。然而有些工程項目受環(huán)境、時間的影響非常大，如果因為采購的規(guī)范性問題影響了審批，延誤了項目執(zhí)行的良機(jī)，對整個項目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點，既能滿足規(guī)范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個兩難的命題。

合同，作為采購管理的重要載體，對處理規(guī)范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關(guān)系以合同的形式做出約定，采購的內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認(rèn)定和保護(hù)，采購的風(fēng)險就可以降到最低，審批程序上也不會出現(xiàn)較大的波折。本文正是從加強(qiáng)合同管理角度出發(fā)，從合同起草，審核，資金支付的手續(xù)等方面入手，加大財務(wù)人員介入程度和范圍，發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督職能，降低企業(yè)資金風(fēng)險，更好的實現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。

一、采購合同管理中可能存在的問題

（一）財務(wù)人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風(fēng)險

在當(dāng)前的采購管理模式下，年度采購項目經(jīng)采購管理委員會審批通過后，由實施部門根據(jù)項目的要求和內(nèi)容尋找相應(yīng)供應(yīng)商。整個采購過程中，部分企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與財務(wù)人員缺少溝通，財務(wù)人員只是根據(jù)經(jīng)辦人員的提報進(jìn)行相應(yīng)的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現(xiàn)合同簽訂后，項目未達(dá)到實際理想效果，但款項必須要按照合同條款進(jìn)行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業(yè)面臨非常高的資金風(fēng)險。

（二）資金籌劃不及時，有可能影響項目工期和質(zhì)量

對于某些特殊的合同項目，特別是工程項目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時交給財務(wù)部門監(jiān)督執(zhí)行，所以財務(wù)部門沒有掌握項目的具體情況，有可能出現(xiàn)資金籌劃不及時，款項支付拖延的情況，嚴(yán)重的可能影響項目的工期和質(zhì)量。

（三）合同意愿不能真實表達(dá)，有可能影響企業(yè)相關(guān)方的判斷

目前大多數(shù)的采購項目，很多合同文本為固定模式，缺少對細(xì)節(jié)的補(bǔ)充和描述。采購單位因為人員配備較少，業(yè)務(wù)能力欠缺，合同起草階段沒有進(jìn)行深入的研究等影響，不能對合同條款實施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達(dá)采購方的意愿。對于根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的財務(wù)人員來說，不能真實準(zhǔn)確的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況和實際處境，存在提供低質(zhì)量財務(wù)信息的風(fēng)險。對于需要通過查看企業(yè)財務(wù)報表進(jìn)行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。

由此可以看出，合同作為企業(yè)采購活動的載體應(yīng)當(dāng)與財務(wù)管理密切結(jié)合。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和執(zhí)行，最終結(jié)果都要涉及財務(wù)部門，落實到資金的支付。所以，將財務(wù)管理納入合同管理，加大財務(wù)人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規(guī)范企業(yè)的成本支出，又能保證企業(yè)資金的合理使用，降低企業(yè)合同風(fēng)險。

二、如何在采購合同管理中加強(qiáng)財務(wù)管理

（一）參與合同內(nèi)容的審核，減少財務(wù)風(fēng)險

合同內(nèi)容是對雙方權(quán)利義務(wù)的約束，一般涉及款項的支付，貨物的交接等重要內(nèi)容。在目前的合同管理中應(yīng)加大財務(wù)人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強(qiáng)對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財務(wù)人員的專業(yè)知識減少可能存在的財務(wù)風(fēng)險。在合同內(nèi)容的起草中，財務(wù)人員需要關(guān)注的重點內(nèi)容有：合同的標(biāo)的是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)是否計算準(zhǔn)確等。

在合同起草完畢后，還需要增加財務(wù)人員對全部合同條款的復(fù)審，初步評估合同是否涵蓋企業(yè)要處理的經(jīng)濟(jì)事項，是否能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)等。

（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規(guī)劃

履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個重大的合同事項更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關(guān)資金管理的相關(guān)規(guī)定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴(yán)格的手m和流程。所以為了不影響合同的履行，財務(wù)部門需要對合同中有關(guān)資金的支付條件、支付時間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規(guī)劃，籌措資金，為合同的履行做好準(zhǔn)備。

（三）強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的同時，對重大資金項目可以引入外部中介機(jī)構(gòu)

某些合同項目因為涉及專業(yè)內(nèi)容，資金額度較高，僅靠企業(yè)內(nèi)部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時也無法對項目是否達(dá)到合同的要求進(jìn)行評估，所以會影響資金支付的效率，項目的進(jìn)展。如果因為對項目不了解貿(mào)然支付資金，則有可能給企業(yè)帶來資金風(fēng)險。對于這些較大型、特殊的項目可以考慮申請相關(guān)外部中介機(jī)構(gòu)的介入，明確機(jī)構(gòu)的責(zé)任。從合同的簽訂，到項目的執(zhí)行全過程跟進(jìn)，落實好每一環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控，特別是涉及資金支付的環(huán)節(jié)，要與財務(wù)人員明確支付條件，明確第三方與財務(wù)人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風(fēng)險，保護(hù)企業(yè)資金安全。

（四）做好合同的登備案，保存完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息

一份合同是對雙方某種經(jīng)濟(jì)行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發(fā)生了變化，合同也需要進(jìn)行相應(yīng)的修改。對于涉及金額較大，項目執(zhí)行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項目臺帳，根據(jù)項目資料及付款申請及時更新項目臺帳，直至該項目順利驗收，最后一筆款項支付完成。財務(wù)人員的跟蹤記錄，是對財務(wù)核算的有益補(bǔ)充，許多細(xì)節(jié)的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項目，從臺帳記錄可以一目了然項目達(dá)到的階段和相應(yīng)的付款進(jìn)度，省卻了翻閱大量實物檔案的辛苦。同時，項目臺賬的建立將整個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息保存連貫完整，形成一個全過程的閉環(huán)，對了解項目情況，評估項目效果將會直觀有效。

（五）增強(qiáng)財務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)

在目前合同管理模式下，財務(wù)人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認(rèn)識到財務(wù)管理在企業(yè)合同管理中的重要意義，擔(dān)心財務(wù)人員的介入會影響業(yè)務(wù)的開展。另一方面則是財務(wù)人員自身主動參與意識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)知識掌握不夠，不能深入了解企業(yè)合同事務(wù)。所以從完善合同管理，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督的角度，需要提高財務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，特別是關(guān)于法律和風(fēng)險能力的培養(yǎng)。當(dāng)財務(wù)人員掌握足夠豐富的業(yè)務(wù)知識，可以給合同管理部門提出建設(shè)性的合同意見時，合同管理部門才能重視財務(wù)人員的作用，才能真正促進(jìn)企業(yè)合同管理的規(guī)范有效。

三、結(jié)束語

在采購合同管理中加強(qiáng)財務(wù)管理，出發(fā)點是為了規(guī)范煙草企業(yè)的采購管理，從管理中找到經(jīng)濟(jì)效益增長點，促進(jìn)管理規(guī)范與效益增長的齊頭并進(jìn)。所以根據(jù)目前合同管理的現(xiàn)狀，要加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險，最重要的切入點就是在合同起草和履行階段，財務(wù)的及時介入，加深了解，全程跟進(jìn)，建立一個對合同事項全過程的項目臺賬。

采購管理作為企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時候都缺不了財務(wù)管理的影子，合同管理最終都要落實到資金支付環(huán)節(jié)。財務(wù)管理和合同管理的最終目的都是為了保護(hù)企業(yè)的合法利益不受侵害，降低企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險系數(shù)，提高企業(yè)經(jīng)營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現(xiàn)狀，最主要的就是先解決目前財務(wù)人員對合同介入程度較低的問題。財務(wù)人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風(fēng)險意識的培養(yǎng)，結(jié)合自身的專業(yè)知識增強(qiáng)對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]翟苡辰.財務(wù)管理要注意對經(jīng)濟(jì)合同的簽訂與執(zhí)行的監(jiān)督.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010，15：110+126.

采購合同管理規(guī)范范文第2篇

目前，施工企業(yè)物資管理體系建設(shè)還不夠完善，存在很多弊端，致使物資管理效率較低，造成工程成本增加，施工進(jìn)度沒有保障，工程不能按時完工，容易發(fā)生工程質(zhì)量、安全事故等嚴(yán)重后果。筆者認(rèn)為目前施工企業(yè)物資管理存在如下問題：第一，部門之間缺乏協(xié)作，企業(yè)高管重視不夠。對物資有效的管理，并非僅僅依靠物資管理部門就能做好的，需要各部門的協(xié)同配合，如工程技術(shù)部門、計劃成本部門、財務(wù)核算部門等。此外，物資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)高管應(yīng)給予高度重視，因此，強(qiáng)化物資管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，挖掘其自身管理潛在效益是企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的必然選擇。其不足表現(xiàn)為：一是物資計劃制定不科學(xué)、合理，造成物資積壓或不足；物資消耗定額對工程物資消耗總量沒有實質(zhì)的約束；物資部門在采購時無準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)可依，無法控制物資用量。二是各物資管理部門之間缺乏協(xié)作，溝通不足。有些項目無計劃盲目采購，以滿足施工為目的，項目結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)物資超耗。三是物資付款不及時。不能及時支付采購物資貨款，致使供貨商拒絕供貨或提供質(zhì)量較差的物資的現(xiàn)象，給項目的正常施工以及工程質(zhì)量造成很大的影響。第二，采購價格偏高。原因有：一是采購方式隨意。物資采購方式主要有招標(biāo)采購、詢價采購以及零星采購。在采購前，沒有對采購方式進(jìn)行科學(xué)合理的論證，因采購方式的不當(dāng)，使物資的采購成本增加。二是沒有深入市場調(diào)研，致使采購部門對市場物資的供應(yīng)管道、市場價格了解不夠，輕信供方價格最低承諾。三是采購部門多向與之有關(guān)系的供貨商采購物資或招標(biāo)采購中投標(biāo)單位多通過不正當(dāng)手段中標(biāo)，致使采購價格較高、采購質(zhì)量沒有保障。四是采購人員道德素質(zhì)較低，存在收受賄賂或中飽私囊現(xiàn)象，導(dǎo)致采購價格較高。第三，施工企業(yè)重視采購物資價格，致使物資質(zhì)量得不到保障。主要表現(xiàn)在：一是施工企業(yè)只注重標(biāo)價，只要標(biāo)價低就與投標(biāo)單位簽訂采購合同，而對于物資質(zhì)量、售后服務(wù)、投標(biāo)單位信譽(yù)情況等重視程度不夠，這樣就造成了供貨商為中標(biāo)，而降低標(biāo)價，待簽訂采購合同后便更改采購單價或是為降低自身成本而偷工減料，一方面增加了施工企業(yè)采購成本，另一方面造成了物資質(zhì)量不能滿足工程質(zhì)量要求。二是施工企業(yè)采購人員為了享受低價采購物資的優(yōu)惠，明知物資存在質(zhì)量問題仍采購，造成采購物資的質(zhì)量較差。第四，針對供貨商的管理施工企業(yè)沒有建立良好的管理機(jī)制，致使以下現(xiàn)象發(fā)生：一是供貨商準(zhǔn)入管理無序和盲目。供貨商準(zhǔn)入制度是物資采購制度的重要組成部分，目前我國施工企業(yè)供貨商準(zhǔn)入制度不完善，主要體現(xiàn)在供貨商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不明確；評價指標(biāo)不全面。致使部分資質(zhì)、信譽(yù)較差或產(chǎn)品質(zhì)量不良的供貨商獲得準(zhǔn)入資格。二是選擇合作供貨商時，缺乏科學(xué)的采購管理知識。往往憑傳統(tǒng)方法或主觀經(jīng)驗，缺乏先進(jìn)的采購管理知識。三是缺乏對合作供貨商的綜合評價。目前，大多數(shù)施工企業(yè)主要是依據(jù)供貨商的供貨質(zhì)量記錄和供貨商的質(zhì)量管理體系狀況對供貨商進(jìn)行評審，盡管在某些施工企業(yè)中也存在對供貨商考察的環(huán)節(jié)，但卻因供貨商考察人員使其達(dá)不到實質(zhì)性的效果。四是施工企業(yè)與供貨商的關(guān)系不穩(wěn)定。目前，盡管工程項目的周期較長，但很少有施工企業(yè)與供貨商之間建立長期合作關(guān)系，他們之間多為臨時合作關(guān)系或短期合作關(guān)系，彼此間均只考慮自身利益最大化，缺乏戰(zhàn)略合作意識。選擇價廉誠信供貨商成為施工企業(yè)采購過程中的核心工作，同時也消耗了施工企業(yè)大量的時間和精力。第五，標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場管理缺失，表現(xiàn)為：一是物資驗收不規(guī)范，不能及時發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題。二是物資保管不善，造成物資積壓、丟失、損壞現(xiàn)象發(fā)生。三是物資出入庫手續(xù)不健全，致使施工企業(yè)不能有效地記錄物資的收、發(fā)、存、退等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。四是人員隨意出入施工現(xiàn)場，材料不實行監(jiān)控管理或監(jiān)控力度不夠，致使個別人趁機(jī)倒賣物料，給項目造成損失。五是施工人員技術(shù)等級偏低用料超耗，造成浪費。施工人員中大部分沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，技術(shù)水準(zhǔn)較低，致使施工現(xiàn)場出現(xiàn)大量的廢材，造成物資浪費現(xiàn)象嚴(yán)重。六是回收、節(jié)約意識薄弱?，F(xiàn)場剩余物資或廢舊物資沒有及時回收、處理，有些周轉(zhuǎn)材料也是如此，造成了很大的浪費。企業(yè)管理中節(jié)約意識薄弱，只重視完工產(chǎn)品的價值，對工程的質(zhì)量、物資和人力投入的節(jié)約重視不足。第六，物資管理體制機(jī)制不能滿足發(fā)展要求。體制機(jī)制設(shè)計缺乏前瞻性、科學(xué)性，沒有從物流、供應(yīng)鏈的角度去整合優(yōu)化。物資部門的職責(zé)只是滿足施工物資需要，沒有把單純的采購保管業(yè)務(wù)延伸到采購、倉儲、配送、加工的全過程，供應(yīng)工作的附加值沒有體現(xiàn)。第七，物資管理方法和手段落后，沒有采用和落實現(xiàn)代化管理方法。目前，施工企業(yè)多采用傳統(tǒng)的粗放式管理，物資管理的各個環(huán)節(jié)沒有形成系統(tǒng)的管理體系，各環(huán)節(jié)也沒有制定科學(xué)的評價指標(biāo)。現(xiàn)場物資庫存不合理，一些項目物資庫存不足，嚴(yán)重影響施工進(jìn)度；一些項目庫存物資積壓嚴(yán)重，造成物資浪費現(xiàn)象嚴(yán)重。更有甚者，施工現(xiàn)場物資隨意堆放或隨意丟棄，廢舊物資隨處可見。這種粗放式管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了施工企業(yè)的效益。施工企業(yè)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的粗放式管理方式，將現(xiàn)代物資管理理念融入到物資管理中，采取現(xiàn)代物資管理方法，如ABC分類法、經(jīng)濟(jì)批量法、限額發(fā)料等，切實將物資管理規(guī)范化、制度化，以提高企業(yè)效益。

2施工企業(yè)物資管理的應(yīng)對策略

針對以上施工企業(yè)中物資管理存在的問題，如何采取行之有效的應(yīng)對策略對于施工企業(yè)降低工程成本、增加經(jīng)濟(jì)效益至關(guān)重要。第一，建立“計劃—組織—控制—領(lǐng)導(dǎo)”框架的施工企業(yè)物資管理體系。依據(jù)物資使用計劃、物資分類、物資采購方式、供貨商管理、物資采購合同管理和物料管理流程，建立項目籌劃實施—物資計劃—物資采購—物資供貨商管理—合同管理—物資進(jìn)場—項目竣工的施工企業(yè)物資管理體系。在對整個管理體系進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，設(shè)計出適合施工企業(yè)實際的物資管理流程圖，使物資管理流程更加直觀、清晰，進(jìn)一步規(guī)范施工企業(yè)物資管理體系，有效地降低施工企業(yè)物資成本，提高物資管理效率，第二，制定科學(xué)、合理的物資分類方法和物資采購方式。根據(jù)施工企業(yè)所需材料和在施工項目中所起作用，利用ABC方法等分類方法對施工所需物資進(jìn)行分類，進(jìn)一步對各類物資采購的招投標(biāo)程序和規(guī)范流程進(jìn)行細(xì)化。第三，制定科學(xué)的供貨商選擇評價方法。依據(jù)供應(yīng)鏈管理中的有關(guān)理論觀點，制定科學(xué)的供貨商選擇的評價方法和供貨商數(shù)量確定方法，比如采購活動中引入TOPSIS評價方法，從而發(fā)現(xiàn)最優(yōu)供貨商，優(yōu)化供貨商選擇機(jī)制。第四，加強(qiáng)物資采購合同管理，細(xì)化物資合同管理流程?？茖W(xué)有效的合同是保障施工企業(yè)合法利益的基礎(chǔ)，根據(jù)《合同法》，分析施工企業(yè)物資采購的實際情況，從合同訂立、合同變更或合同解除、合同履約、合同歸檔和監(jiān)督檢查等方面入手，制定切實可行的物資采購合同管理流程。第五，制定適合施工企業(yè)的物資管理手冊。從施工企業(yè)實際的角度，結(jié)合項目實際情況，歸納整理，提煉出操作性強(qiáng)的施工企業(yè)物資管理手冊，為企業(yè)物資管理標(biāo)準(zhǔn)化提供參考。

3結(jié)語

采購合同管理規(guī)范范文第3篇

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；物資管理；控制

中圖分類號：TU71文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

施工企業(yè)物資管理水平直接影響到工程質(zhì)量，提高工程質(zhì)量，物資管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

GB/T50430規(guī)范即《工程建設(shè)施工企業(yè)質(zhì)量管理規(guī)范》，是建設(shè)部為了加強(qiáng)工程建設(shè)施工企業(yè)的質(zhì)量管理工作，規(guī)范施工企業(yè)施工過程管理而制定的標(biāo)準(zhǔn)，其目旨在通過推動全面實施GB/T50430規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化和落實質(zhì)量責(zé)任，提高企業(yè)自律和質(zhì)量管理水平，促進(jìn)施工企業(yè)質(zhì)量管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，為社會提供優(yōu)質(zhì)建筑。50430規(guī)范對物資的詢價、洽談、采購與驗收、耗用評價等各個環(huán)節(jié)，也明確提出了要求，對規(guī)范施工企業(yè)物資管理起到重要的指導(dǎo)作用，是全面提升施工企業(yè)物資管理水平的重要依據(jù)。在50430規(guī)范下完善物資管理，更好地適應(yīng)規(guī)范的要求，對施工企業(yè)提出了新的要求。

一、以管理制度為基礎(chǔ)，實現(xiàn)總體宏觀控制

管理制度是物資管理行使監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)及服務(wù)職能的依據(jù)和前提，它規(guī)定了物資管理的職責(zé)、方法及內(nèi)容，以解決物資管理過程中“有章可循”的問題。目前施工企業(yè)一定程度上還存在物資管理制度不完善，相關(guān)制度執(zhí)行力度偏低的問題。

50430規(guī)范明確要求施工企業(yè)應(yīng)建立一套有效的管理制度，用于規(guī)范企業(yè)物資管理活動。按照這個要求，施工企業(yè)應(yīng)建立物資分級管理制度，形成完善的物資管理體系，明確各級物資管理部門的職權(quán)，管理范圍、層次和有關(guān)部門人員的職責(zé)，規(guī)范物資采購計劃的制定，供應(yīng)方選擇評價，合同簽訂，采購產(chǎn)品驗收現(xiàn)場管理和使用，不合格采購產(chǎn)品控制等活動，實現(xiàn)對物資管理總體宏觀控制。

二、以物資計劃為基礎(chǔ)，進(jìn)行目標(biāo)指標(biāo)控制

物資管理應(yīng)以總計劃為控制目標(biāo)，以單元計劃為控制指標(biāo)。按照50430規(guī)范要求，施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程需要確定和配備項目所需的物資，按照管理制度的規(guī)定審批各類物資計劃。

1、物資計劃依據(jù)要準(zhǔn)確。物資計劃的依據(jù)是工程合同、設(shè)計文件、施工組織設(shè)計。編制人員應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場調(diào)查結(jié)果，按工程項目核算單元提報物資需用計劃，并匯總集成物資總計劃。

2、物資計劃內(nèi)容要具體。應(yīng)明確種類、規(guī)格、型號、數(shù)量、交付期、質(zhì)量要求、和環(huán)境、安全健康等要求。物資需用計劃可分期分批提報，當(dāng)物資需用計劃發(fā)生變化時，應(yīng)書面重新呈報計劃，說明變更理由。各類計劃要分類編號存放歸檔，妥善保管，以便查詢。

3、物資計劃審批要嚴(yán)格。編制物資計劃時，要加強(qiáng)與相關(guān)部門聯(lián)系，建立數(shù)據(jù)庫，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得采購。

三、以動態(tài)管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對供應(yīng)方有效管理

對供應(yīng)方評價與選擇是物資采購質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照50430規(guī)范的要求，施工企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)方的經(jīng)營資格和信譽(yù)、質(zhì)量、供貨能力、價格、售后服務(wù)進(jìn)行評價，建立合格供應(yīng)方名錄。

對供貨廠家應(yīng)重點評價企業(yè)資質(zhì)證明、產(chǎn)品生產(chǎn)許可、產(chǎn)品鑒定證明、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力等。對經(jīng)銷商的評價還要包括經(jīng)營許可、產(chǎn)品質(zhì)量證明、與該經(jīng)銷商的合作等。

由于物資需求的品種、規(guī)模、時間等不同，因此對供應(yīng)方應(yīng)實行分級控制和動態(tài)管理。對供應(yīng)方供貨質(zhì)量水平及其穩(wěn)定性、服務(wù)的及時性和滿意度、履約情況、質(zhì)量管理體系的變化情況、社會信譽(yù)的保持等進(jìn)行定期審查與考核，尋求采購過程的改進(jìn)機(jī)會，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，并保存相應(yīng)的記錄。

四、以合同管理為基礎(chǔ)，有效規(guī)避法律風(fēng)險

物資管理是圍繞計劃﹑采購、運輸、存儲、驗收、使用各個環(huán)節(jié)的控制，這些環(huán)節(jié)都是通過合同連接的，沒有有序的合同管理，就沒有規(guī)范的物資管理。因此，對采購合同的擬定、審核、批準(zhǔn)、簽訂及履約管理應(yīng)明確職責(zé)和程序，嚴(yán)格執(zhí)行，并保存相應(yīng)的記錄。

1、合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完備。合同內(nèi)容應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、商標(biāo)、型號、生產(chǎn)廠家、訂購數(shù)量、合同金額、供貨時間及每次供應(yīng)數(shù)量；質(zhì)量要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限；交貨地點、方式；運輸方式及費用；合理損耗及計算方法；包裝標(biāo)準(zhǔn)、包裝物的供應(yīng)與回收；驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議的期限；備品、配件工具數(shù)量及供應(yīng)辦法；結(jié)算方式及期限; 違約責(zé)任，現(xiàn)場服務(wù)，保修等內(nèi)容。

2、合同評審應(yīng)嚴(yán)格。合同評審要按照歸口把關(guān)、分工負(fù)責(zé)的原則，各職能部門對合同技術(shù)性的合理性、經(jīng)濟(jì)的適用性和商務(wù)的適宜性負(fù)責(zé)，法律事務(wù)部對內(nèi)容的合法性負(fù)責(zé)。

五、以流程管理為基礎(chǔ)，加強(qiáng)過程控制

1、規(guī)范物資采購過程

目前，物資采購方面仍存流程不統(tǒng)一，權(quán)限不明確的問題。下屬單位無序的自行采購，導(dǎo)致物資信息失真、總量統(tǒng)計不準(zhǔn)確，既占用資金，也容易造成庫存積壓，批量采購難以實行，物資質(zhì)量和價格難以控制。因此，物資采購過程中，應(yīng)根據(jù)物資的重要性、需求量等信息建立物資分級管理目錄，明確劃分采購權(quán)限，制定相應(yīng)的辦法，建立合理的詢價機(jī)制。對一些技術(shù)含量高，金額大的物資實行集中采購。

2、規(guī)范驗收過程

對進(jìn)場物資，應(yīng)按照規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和方式進(jìn)行驗收, 檢驗其規(guī)格、型號、數(shù)量和質(zhì)量是否與采購合同要求，是否符合職業(yè)健康、安全與環(huán)保的有關(guān)要求。驗證其合格證、質(zhì)量證明文件是否齊全、有效，包裝、標(biāo)識、外觀質(zhì)量是否完好，需抽樣檢驗的按相關(guān)要求的比例進(jìn)行抽查。同時，驗證人員應(yīng)根據(jù)要求填寫驗證記錄或報驗記錄，未經(jīng)驗收的物資不得投入使用。

對驗收不合格的物資，可以拒收、加工使其合格后直接使用、經(jīng)發(fā)包方及設(shè)計方同意改變用途使用，降級使用，限制適用范圍，并記錄處理結(jié)果。

3、規(guī)范現(xiàn)場管理

現(xiàn)場管理包括對物資的貯存與保管、標(biāo)識、搬運及防護(hù)、領(lǐng)用和發(fā)放，良好的現(xiàn)場管理對于保證工程進(jìn)度和提高工程質(zhì)量有著重要的作用。

對物資貯存與保管，應(yīng)提供適當(dāng)?shù)馁A存環(huán)境和防護(hù)設(shè)施，進(jìn)行合理擺放、隔離、檢查、維護(hù)保養(yǎng)，防止產(chǎn)品損壞、變質(zhì)、丟失、損耗和誤用。并且通過適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，防止相似而不同的材料相互混淆錯用。

針對特殊物資的搬運，應(yīng)明確搬運和防護(hù)的具體作業(yè)規(guī)定，包括作業(yè)人員、搬運設(shè)備、搬運方法、標(biāo)識、步驟等，防止損壞、變質(zhì)、變形。

物資的領(lǐng)用發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格收發(fā)、領(lǐng)退制度，形成完備的材料發(fā)放記錄。

（1）遵循“先進(jìn)先出，推陳儲新”的出庫原則。

（2）領(lǐng)用物資要有嚴(yán)格的手續(xù)和制度，確保發(fā)料通知、提料單、撥料單等憑證填寫準(zhǔn)確無誤，印鑒齊全，無涂改現(xiàn)象。

（3）出庫物資和單據(jù)、證據(jù)要向收料人當(dāng)面點交清楚，辦清手續(xù)，由收料人簽字。

（4）遵守發(fā)料工作程序，提料發(fā)料準(zhǔn)確及時，剩余的物資及時辦理退料或結(jié)賬下期繼續(xù)使用，所有物資都要定期清查盤點，做到帳實相符。

（5）對影響工程質(zhì)量、安全特性的建筑材料，應(yīng)通過連續(xù)的唯一性標(biāo)識記錄實現(xiàn)可追溯性。

4、規(guī)范對發(fā)包方提供材料的管理

對發(fā)包方提供的材料應(yīng)按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合格性驗收，驗收的內(nèi)容與自行采購物資的驗收相同。驗收和使用過程中發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)及時與發(fā)包方溝通，同時采取標(biāo)識、隔離等措施，根據(jù)與發(fā)包方協(xié)商的結(jié)果進(jìn)行處理，并建立專門的管理臺賬和驗收記錄。

采購合同管理規(guī)范范文第4篇

西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經(jīng)濟(jì)活動中扮演著重要角色。大數(shù)據(jù)時代下的經(jīng)濟(jì)活動具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點，這需要企業(yè)的管理者具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經(jīng)濟(jì)活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現(xiàn)。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務(wù)活動的集合，包括前期考察、調(diào)研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對經(jīng)濟(jì)活動的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)，包括對合同履行風(fēng)險的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法進(jìn)行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當(dāng)前合同管理存在的主要問題

1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒有開展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟(jì)活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟(jì)和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日?；：贤芾碇械臋n案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標(biāo)的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結(jié)束語

采購合同管理規(guī)范范文第5篇

1評估采購績效結(jié)果分析

采購績效管理體系架構(gòu)中綜合評價表是衡量食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效指標(biāo)綜合評價表，其采用平衡記分卡方法，從4個維度進(jìn)行分析，組織由財務(wù)、采購、儀器使用以及審計部門，專家、供應(yīng)商及采購主管等人員參加的定期采購績效評估活動，選擇并評估采購與供應(yīng)關(guān)系管理中KPI在食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的采購管理中的實操情況，詳實記錄并寫出總體評價與改進(jìn)建議[10]。食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效指標(biāo)綜合評價表中涵蓋下列諸方面內(nèi)容：采購計劃完成率、成套采購?fù)瓿陕?、采購質(zhì)量合格率、采購價格差異率、采購數(shù)量相符率、采購數(shù)量入庫率、降低采購成本率、預(yù)算費用控制率、故障停概率、維修返修率、及時供應(yīng)率、采購方式合規(guī)率、采購合同與招投標(biāo)文件符合率、實際供貨與合同內(nèi)容不符率、實際付款金額與合同簽訂符合性、新供應(yīng)商開發(fā)數(shù)、用戶抱怨投訴率、性能驗證不合格率、“4Q”認(rèn)證不正常率、單一來源采購成本合理性、固定資產(chǎn)與采購帳目符合率、信息化管理效果、檔案內(nèi)容詳實率、組織結(jié)構(gòu)合理性、售后服務(wù)到位率、人員培訓(xùn)完成率、合同與資金使用審計、采購客戶滿意率以及廉政建設(shè)滿意率等評估或考核指標(biāo)[11]。

2儀器設(shè)備運行管理督查

采購績效管理體系構(gòu)件中運行檢查表是食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備運行管理監(jiān)督檢查表。依據(jù)校準(zhǔn)和檢測實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則(CNAS-CL01：2006)中5.5.1～5.6.3條款和世界衛(wèi)生組織藥品質(zhì)量控制實驗室管理規(guī)范(WHOGPCL)中12.1～13.2條款的設(shè)備和量值溯源有關(guān)技術(shù)要求，應(yīng)建立儀器設(shè)備運行管理監(jiān)督檢查工作方案，形成長效檢查制度。該方案經(jīng)過在部分藥檢機(jī)構(gòu)近3年的推廣使用實踐證明，方案設(shè)計先進(jìn)、科學(xué)、實用及有效，但在檢查中也發(fā)現(xiàn)了一些問題和不足，現(xiàn)場提出改進(jìn)建議，完善了管理程序，彌補(bǔ)管理中的疏漏，為通過國際認(rèn)證和CNAS認(rèn)可起到了積極的作用，目前經(jīng)過定期的檢查，儀器設(shè)備的管理水平得到較大程度的改善和提高。食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備運行管理監(jiān)督檢查表中所列檢查內(nèi)容主要包括：①內(nèi)務(wù)，儀器設(shè)備的清潔和擺放的合理性；②標(biāo)識，儀器設(shè)備是否有資產(chǎn)標(biāo)識、狀態(tài)標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容是否填寫完整和規(guī)范、粘貼位置是否符合要求、狀態(tài)標(biāo)識是否在有效期內(nèi)等；③檔案，儀器設(shè)備檔案目錄登記是否規(guī)范，卷內(nèi)目錄與盒內(nèi)資料是否相符，儀器設(shè)備購置資料是否齊全，儀器設(shè)備安裝驗收資料是否齊全，儀器設(shè)備使用運行資料是否齊全，檔案資料是否按規(guī)定時間歸檔，有檔案借閱記錄、使用記錄、維修記錄、專業(yè)保養(yǎng)記錄、日常保養(yǎng)記錄、性能驗證資料及計量結(jié)果確認(rèn)等資料；④計量，是否按年度計量計劃按時實施儀器設(shè)備外檢和自檢，是否有儀器自檢規(guī)程和有統(tǒng)一格式的自檢記錄，自檢工作使用的計量標(biāo)準(zhǔn)器是否溯源，儀器設(shè)備的期間核查是否按年度計劃實施，是否填寫全院統(tǒng)一格式的核查記錄，是否有期間核查SOP，期間核查所用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)是否為有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，無證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的量值能否溯源，使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)是否在效期內(nèi)，使用的標(biāo)準(zhǔn)器是否經(jīng)過法定資質(zhì)機(jī)構(gòu)檢定和(或)校準(zhǔn)，是否在有效期內(nèi)；⑤記錄，是否按要求擺放兩本一夾，使用記錄是否按要求填寫，是否有維修維護(hù)記錄、計量記錄等。檢查監(jiān)督的宗旨是檢查中發(fā)現(xiàn)問題，如發(fā)現(xiàn)經(jīng)計量后的儀器軟件未依據(jù)校準(zhǔn)結(jié)果及時修正，溫、濕度超限對檢測結(jié)果影響大的放置儀器房間無溫、濕度監(jiān)測記錄，使用過期版本期間核查記錄，使用年限長，使用頻繁且出具重要的檢測報告的儀器期間核查間隔時間過長，帶來不準(zhǔn)確檢測數(shù)據(jù)的高風(fēng)險等問題，現(xiàn)場提出改進(jìn)建議，彌補(bǔ)了管理中的疏漏，完善了程序，提高了管理水平[12]。

3供應(yīng)商選擇與評估

采購績效管理體系架構(gòu)中供應(yīng)商評估表是食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效KPI單項指標(biāo)供應(yīng)商選擇與評估工作量化表。依據(jù)國際、國內(nèi)相關(guān)要求，選擇符合合適的價格(RP)、合適的質(zhì)量(RQ)、合適的數(shù)量(RQ)、合適的地點(RP)及合適的時間(RT)“5R”的供應(yīng)商使用。有效測量供應(yīng)商績效至少包括：供應(yīng)商的能力和績效測量、明確的標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)(如測量供應(yīng)商質(zhì)量是否達(dá)到ISO9000、ISO14000等標(biāo)準(zhǔn)要求)、建立較全面的質(zhì)量管理體系、通過長時間的考核和量化指標(biāo)來展示其未來發(fā)展優(yōu)勢以及考核的結(jié)果與過去的績效進(jìn)行比對等內(nèi)容。同時，制定供應(yīng)商選擇與評估工作方案也應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商績效測量的7CS標(biāo)準(zhǔn)，即資格、能力、承諾、控制、現(xiàn)金、成本及一致性等。依據(jù)相關(guān)評估要求與標(biāo)準(zhǔn)，針對工作實際制訂供應(yīng)商量化評估表[13]。供應(yīng)商評估表(初審)中包括評審的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)得分、得分等項目。評審內(nèi)容涉及下述內(nèi)容。(1)企業(yè)綜合實力。包括注冊資金、開戶行提供的資信證明、同類設(shè)備或服務(wù)相關(guān)業(yè)績、投訴、訴訟及法律糾紛情況等。(2)經(jīng)營管理方面。包括公司經(jīng)營管理理念、發(fā)展規(guī)劃及改進(jìn)計劃、用戶定單管理及信息安全性、技術(shù)服務(wù)保證體系及管理措施等。(3)品質(zhì)管理方面。具備公司質(zhì)量保證體系，組織機(jī)構(gòu)管理明確、建立質(zhì)量控制管理保障體系、嚴(yán)格把關(guān)供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量，應(yīng)有品質(zhì)驗證實施方式及系統(tǒng)，做到品質(zhì)控制及追溯，竭力確保用戶零投訴等。(4)技術(shù)服務(wù)能力及管理。包括應(yīng)建立銷售管理系統(tǒng)、倉儲管理及安全管理，建立售后服務(wù)管理體系等。(5)業(yè)績管理。包括制度狀況、組織程序和經(jīng)營狀況，創(chuàng)新及用戶滿意度等。供應(yīng)商跟蹤評價表(復(fù)審)中涉及供貨和安裝周期、設(shè)備或服務(wù)運營狀況、備件充足率及響應(yīng)、提供的服務(wù)質(zhì)量、投訴和訴訟情況等內(nèi)容。依據(jù)儀器設(shè)備硬件保障質(zhì)量和水平在食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)檢驗中的重要性，針對食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購和管理現(xiàn)狀，建議應(yīng)加強(qiáng)新供應(yīng)商的篩選，包括與國際廠商、一級供應(yīng)商直接交流合作，減少中間環(huán)節(jié)，必將獲得更好質(zhì)量的產(chǎn)品和節(jié)約大量的資金。

4采購合同簽訂與實施情況評估

采購績效管理體系架構(gòu)中合同評審表是食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效KPI單項指標(biāo)采購合同管理評估指標(biāo)表。為了提高政府采購資金的使用效益，維護(hù)國家利益和社會公共利益，保護(hù)政府采購單位的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)，采購主管或合同審核人應(yīng)依據(jù)相關(guān)政策法規(guī)、合同締約和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，認(rèn)真審查招標(biāo)采購合同。合同評審表的制定依據(jù)是中華人民共和國政府采購法和中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法，考核指標(biāo)和評估內(nèi)容包括下述內(nèi)容。(1)招標(biāo)階段。①供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商或招標(biāo)公司是否有在儀器設(shè)備招標(biāo)采購中為了追求利潤，采取制造主體合法、真實的假相，在投標(biāo)時虛假應(yīng)標(biāo)的行為；②供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商或招標(biāo)公司招標(biāo)的儀器設(shè)備是否有滿足不了客戶技術(shù)指標(biāo)要求，有圈標(biāo)串標(biāo)行為；③供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商或招標(biāo)公司是否有擅自刪除和更改某些性能指標(biāo)、降低技術(shù)參數(shù)以次充好；④減少儀器配置和附件數(shù)量；⑤減少質(zhì)量保證時間或降低售后服務(wù)質(zhì)量等行為。(2)簽訂階段。①專業(yè)人員審核技術(shù)規(guī)格偏離表，是否出現(xiàn)與招標(biāo)文件要求不符合的條款、性能指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、配件備件和售后服務(wù)等是否與投標(biāo)文件一致；②合同是否按程序簽訂等。(3)執(zhí)行階段。①驗收中生產(chǎn)廠商或供應(yīng)商是否按合同條款儀器品名、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、備件和配件等條款提供全新的儀器設(shè)備或配件；②生產(chǎn)廠商或供應(yīng)商是否按合同時間和地點條款要求送達(dá)；③安裝過程是否按合同條款和安裝技術(shù)程序操作；④生產(chǎn)廠商是否按合同條款進(jìn)行運行測試，運行結(jié)果是否達(dá)標(biāo)；⑤生產(chǎn)廠商是否按合同條款要求測試項目完成性能驗證；⑥結(jié)果是否符合相關(guān)要求等。(4)售后服務(wù)。①生產(chǎn)廠商或經(jīng)銷商是否按合同簽訂時間按時培訓(xùn)；②生產(chǎn)廠商或經(jīng)銷商是否按合同簽訂地點包括境外和人員數(shù)量進(jìn)行培訓(xùn)；③生產(chǎn)廠商或經(jīng)銷商把產(chǎn)品或服務(wù)銷售給消費者之后，按合同條款為消費者提供的一系列服務(wù)，包括在質(zhì)量保證期內(nèi)的免費維護(hù)和保養(yǎng)等；④生產(chǎn)廠商或經(jīng)銷商是否按合同要求對儀器進(jìn)行包裝和運輸?shù)取?5)維護(hù)維修。①在質(zhì)量保證期后簽訂的維護(hù)維修合同的執(zhí)行率；②審核維護(hù)維修項目；③記錄統(tǒng)計儀器的返修率等。(6)付款階段。①生產(chǎn)廠商或經(jīng)銷商是否按合同條款金額準(zhǔn)時交付履約保證金；②使用單位財務(wù)是否按合同金額準(zhǔn)時付款及返履約保證金；③使用單位財務(wù)賬目與實物是否相符合等?？荚u人員寫出總體評價并提出改進(jìn)建議。

5儀器設(shè)備驗證效果評價

采購績效管理體系架構(gòu)中“4Q”結(jié)果表是食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效KPI單項指標(biāo)“4Q”效果考核表。根據(jù)國際通行規(guī)定，要對儀器設(shè)備進(jìn)行“4Q”認(rèn)證?！?Q”結(jié)果表中主要指標(biāo)和考核內(nèi)容包括下述內(nèi)容。(1)采購前期。在采購目標(biāo)產(chǎn)品時尤其單一來源采購，應(yīng)對圖紙設(shè)計、儀器設(shè)備功能進(jìn)行核實、確認(rèn)以滿足客戶的技術(shù)需求。(2)合同階段。①核查“4Q”相關(guān)技術(shù)指標(biāo)和要求是否在合同中體現(xiàn)；②驗收和安裝階段，安裝場地、溫濕度要求、排風(fēng)、排水及電源等是否符合試驗要求，安裝過程是否按合同條款和安裝技術(shù)程序操作；③生產(chǎn)廠商是否按合同條款或確認(rèn)的操作規(guī)范進(jìn)行運行測試，運行記錄結(jié)果是否達(dá)標(biāo)并滿足相關(guān)藥典的實驗要求；④生產(chǎn)廠商是否按合同條款要求測試項目完成性能驗證，結(jié)果是否符合相關(guān)要求等。(3)運行階段。①運行全過程是否滿足圖紙設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)和要求，出現(xiàn)狀況進(jìn)行維修后應(yīng)滿足要求；②移機(jī)再次安裝時應(yīng)完全按照首次安裝程序和要求進(jìn)行；③設(shè)備運行全過程中應(yīng)嚴(yán)格按照儀器操作SOP進(jìn)行；④須周期進(jìn)行性能測試。儀器設(shè)備移機(jī)再次安裝或主要部件維修后至少要完成主要項目的測試，性能測試結(jié)果應(yīng)滿足相關(guān)要求等，考評人員寫出總體評價并提出改進(jìn)建議[14]。

6儀器設(shè)備采購績效管理體系結(jié)果評價

食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購績效評估體系的構(gòu)件，不僅能夠優(yōu)化核心業(yè)務(wù)流程，提高工作效率和質(zhì)量，還能夠促進(jìn)創(chuàng)新，使管理思想、管理方式及管理實踐達(dá)到新的高度，全面提升儀器設(shè)備采購水平，推動采購管理工作盡早達(dá)到國際化水準(zhǔn)。構(gòu)建儀器設(shè)備采購績效評估方式和先進(jìn)的評估方法，要將單項評估和整體評估結(jié)合起來，把日常監(jiān)測和定期評估結(jié)合起來；將采購前、采購中及采購后評估結(jié)合起來；采購部門、使用部門和有關(guān)專家的評估結(jié)合起來；將定性和定量的評估結(jié)合起來；評估指標(biāo)及評估主體明確，評估方法科學(xué)實用，評估人員全面有代表性，評估程序嚴(yán)謹(jǐn)公正，評估結(jié)果有效。同時，儀器設(shè)備采購績效評估體系經(jīng)過實踐對其完整性、可行性及創(chuàng)造的效益進(jìn)行評估，針對儀器設(shè)備采購績效評估體系，包括績效指標(biāo)體系、績效評估過程、績效評估結(jié)果應(yīng)用以及制定戰(zhàn)略參考價值等進(jìn)行全過程、全視角審視。

7結(jié)語