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文件檔案管理員工作計(jì)劃范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）2-0072-02

F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開(kāi)始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國(guó)際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價(jià)值鏈，形成房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過(guò)5 000人。

隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場(chǎng)上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過(guò)80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過(guò)快膨脹，內(nèi)部來(lái)不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍，仍停留在相對(duì)隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。

1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)

1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)

根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同，通過(guò)對(duì)F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合F集團(tuán)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭(zhēng)一級(jí)甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容

根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，在綜合評(píng)估適應(yīng)未來(lái)管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。

1.2.1 體系組織架構(gòu)

集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員，每個(gè)管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。

1.2.2 管理職責(zé)定位

集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。

分支兼職資料員：收集、簡(jiǎn)單整理資料，登記臺(tái)帳，定期移交檔案室審核入庫(kù)。

1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程

①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一方式、定期報(bào)備?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨?jí)管理”是指以公司為單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營(yíng)范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺(tái)帳，或購(gòu)買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等。“定期報(bào)備”是指定期將本公司檔案管理信息上報(bào)集團(tuán)備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫(kù)的歸檔過(guò)程。

③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書(shū)檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫(kù)房管理制度等，還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。

2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟

①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門類，以及相關(guān)管理人員的流動(dòng)頻率等基本情況。

②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。

③召開(kāi)集團(tuán)檔案知識(shí)普及培訓(xùn)，著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識(shí)。可內(nèi)訓(xùn)，也可邀請(qǐng)外聘老師。

④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，每年開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動(dòng)，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺(tái)賬，并根據(jù)人員變化情況隨時(shí)調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時(shí)解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時(shí)準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個(gè)足跡。

⑥定期召開(kāi)檔案工作例會(huì)，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、提出問(wèn)題，展開(kāi)討論，商定對(duì)策。

⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書(shū)、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時(shí)把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計(jì)劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動(dòng)態(tài)管理，落實(shí)獎(jiǎng)懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展服務(wù)。

⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時(shí)間節(jié)點(diǎn)，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。

⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評(píng)價(jià)確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過(guò)協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過(guò)在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對(duì)歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)以某個(gè)知識(shí)為主題，分析與其他知識(shí)在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來(lái)，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

⑩主動(dòng)邀請(qǐng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請(qǐng)?jiān)u級(jí)做準(zhǔn)備。

3 實(shí)施保障措施

①加強(qiáng)教育與宣傳力度，做好全面動(dòng)員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級(jí)子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度，對(duì)檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化全體員工的檔案知識(shí)教育和培訓(xùn)工作。

②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過(guò)程。檔案管理是一個(gè)持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過(guò)程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的循環(huán)機(jī)制，只有開(kāi)始，沒(méi)有結(jié)束，在實(shí)際工作中會(huì)隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時(shí)調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。

③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識(shí)的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識(shí)，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問(wèn)責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將檔案管理績(jī)效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評(píng)與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。

⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨(dú)模塊化，它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動(dòng)的系統(tǒng)工程。因此，這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個(gè)管理層級(jí)、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個(gè)管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴(kuò)寬管理視野，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價(jià)值的最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

文件檔案管理員工作計(jì)劃范文第2篇

關(guān)鍵詞：高職院校；儀器設(shè)備；檔案管理；問(wèn)題與措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）02-00-01

凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備、在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備當(dāng)案。國(guó)家教委在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明文規(guī)定“設(shè)備檔案是國(guó)家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理之中，與設(shè)備計(jì)劃管理，設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門的職責(zé)之一。高職院校設(shè)備檔案管理和開(kāi)發(fā)利用是高職教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，為學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。高職院校在設(shè)備檔案管理工作過(guò)程中存在許多問(wèn)題，本文結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，探討了加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作的措施和對(duì)策。

一、高職院校設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題

1.設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

設(shè)備檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的保證。目前高職院校設(shè)備檔案管理人員一般都是兼職檔案管理員。管理人員檔案專業(yè)知識(shí)欠缺，設(shè)備檔案管理意識(shí)和責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有科學(xué)的設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理手段。檔案管理人員素質(zhì)制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程，給設(shè)備檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增添了很多難度。

2.設(shè)備檔案管理工作不規(guī)范

目前高職院校一般都是處以下成立的設(shè)備科，設(shè)備檔案管理工作還沒(méi)有完全規(guī)范，設(shè)備檔案管理沒(méi)納入法制管理、科學(xué)管理軌道.管理制度不健全，由于缺乏及時(shí)歸檔意識(shí)，導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期不整理、不裝訂，管理水平低。在設(shè)備檔案整理過(guò)程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，不及時(shí)歸檔，很多資料不完整或遺失。設(shè)備和檔案不相符合，甚至有的設(shè)備根本就沒(méi)有歸檔，每個(gè)部門到底有多少設(shè)備也沒(méi)有準(zhǔn)確的數(shù)字。專職設(shè)備檔案管理人員和兼職案管理人員移交手續(xù)不清，有賬無(wú)實(shí)物，有實(shí)物無(wú)賬的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。設(shè)備檔案管理人員工作考核辦法不合理，獎(jiǎng)懲不力等等現(xiàn)象。

3.設(shè)備檔案管理得不到應(yīng)有的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備檔案管理的重要性。輕視設(shè)備檔案的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。不了解和掌握本學(xué)校設(shè)備檔案能為利用者積極服務(wù)，為設(shè)備管理部門作參考。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為設(shè)備檔案管理工作很簡(jiǎn)單，就是保管設(shè)備資料，負(fù)責(zé)給使用設(shè)備的人員提供檔案材料，主要抓教育教學(xué)和學(xué)生管理，忽視設(shè)備檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)上不重視，導(dǎo)致了設(shè)備檔案管理工作的難度加大。

二、加強(qiáng)高職院校設(shè)備檔案管理的對(duì)策

1.提高設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)

要提高設(shè)備檔案管理人員的工作責(zé)任心。加強(qiáng)設(shè)備檔案人員的培訓(xùn)工作，不光要提高設(shè)備檔案室人員的思想素質(zhì)，還要提高設(shè)備檔案人員的技術(shù)素質(zhì)，培訓(xùn)要有針對(duì)性。專業(yè)檔案人員指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)作設(shè)備檔案人員做好設(shè)備文件的材料形成、積累和整理歸檔工作，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。提高設(shè)備檔案管理人員收集、整理、分類、編號(hào)、組卷、的工作能力。以適應(yīng)高職院校現(xiàn)代化教學(xué)的需要。檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案信息化的重要基礎(chǔ)性工作。作為一個(gè)合格的設(shè)備檔案管理工作人員，不僅在政治思想上要過(guò)硬，同時(shí)應(yīng)具備熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)很應(yīng)用新技術(shù)的技能。要分層次、分階段、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)設(shè)備檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提高設(shè)備檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)和信息化管理技能，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理工作人員現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，以適應(yīng)高職院?，F(xiàn)代化教育和教學(xué)的需要。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校設(shè)備檔案的規(guī)范管理機(jī)制

做好高職院校設(shè)備檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則，理順關(guān)系、健全制度，完善機(jī)制，規(guī)范管理。工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、設(shè)備檔案管理人員做好檔案的鑒別整理，部門形成檔案歸學(xué)統(tǒng)一管理。分清設(shè)備檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)。制定和健全有關(guān)的管理制度，工作任務(wù)細(xì)化，責(zé)任到人，工作中實(shí)行量化管理，充分調(diào)動(dòng)設(shè)備檔案管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動(dòng)性，自覺(jué)去履行崗位責(zé)任職責(zé)。認(rèn)真做好設(shè)備檔案文件材料的清點(diǎn)、組卷工作以及對(duì)設(shè)備的使用、維修、檢修、改造工作形成的技術(shù)文件，按規(guī)定整理并及時(shí)向?qū)W校綜合檔案室歸檔。要努力實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變，逐步采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，把設(shè)備檔案工作列入本校發(fā)展計(jì)劃，配備必要的庫(kù)房、設(shè)備以及人員，每年從設(shè)備費(fèi)中撥給一定發(fā)數(shù)額，作設(shè)備檔案經(jīng)費(fèi)。

3.增強(qiáng)設(shè)備檔案管理的重要性

文件檔案管理員工作計(jì)劃范文第3篇

第二條 管理部門

工程資料檔案由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理。各部門與工程項(xiàng)目有關(guān)的資料要在工程竣工驗(yàn)收后，經(jīng)整理統(tǒng)一移交。

第三條 歸檔范圍：

（一）經(jīng)營(yíng)檔案：由經(jīng)營(yíng)預(yù)算部按建設(shè)項(xiàng)目分單位工程立卷歸檔。

1、工程預(yù)算、重點(diǎn)工程合同預(yù)算；

2、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)、補(bǔ)充單價(jià)申請(qǐng)與批復(fù)，工程分析材料等；

3、工程的協(xié)議書(shū)、合同、合同附件，資格預(yù)審材料，可行性研究報(bào)告，談判記錄、協(xié)議、議定書(shū)

 

（二）工程技術(shù)檔案：由工程技術(shù)部在工程竣工后，按建設(shè)項(xiàng)目分單項(xiàng)工程立卷歸檔。

1、施工依據(jù)性材料：

（1）開(kāi)工報(bào)告、批準(zhǔn)文件；

（2）協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、施工執(zhí)照。

2、施工指導(dǎo)性文件：

（1）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底；

（2）施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃。

3、 施工過(guò)程中形成的文件材料：

（1）洽商記錄：建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)單位三方會(huì)談紀(jì)要、圖紙會(huì)審紀(jì)要，修改設(shè)計(jì)通知單、技術(shù)核定單、工程變更洽商單；                   

（2）各種材料、構(gòu)件、配件、設(shè)備等出廠合格證書(shū) ，以及開(kāi)箱記錄；

（3）隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄，預(yù)檢復(fù)核記錄；

（4）各種管道的安裝，試壓、泄漏、探傷等記錄；

（5）儀器、儀表、設(shè)備的安裝、檢驗(yàn)、調(diào)試記錄，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)范等；

（6）施工日志：冬、雨季施工記錄；

（7）分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量評(píng)定；

（8）工程質(zhì)量事故處理記錄及對(duì)影響工程質(zhì)量或使用的遺留問(wèn)題處理意見(jiàn)；

（9）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)。

 

4、竣工文件材料：

（1）竣工測(cè)量、竣工圖、工程預(yù)決算、工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析；

（2）竣工工程一覽表（竣工工程項(xiàng)目、單位工程名稱、位置、結(jié)構(gòu)型式、造價(jià)、工期、工效等）；

（3）竣工驗(yàn)收證明書(shū)、報(bào)告及會(huì)議文件；

（4）工程質(zhì)量評(píng)審材料。

5、優(yōu)質(zhì)工程必須具有檢查評(píng)定材料、上級(jí)審批文件及檢查評(píng)定結(jié)果。

 

（四）產(chǎn)品檔案：由材料部、經(jīng)營(yíng)預(yù)算部 ，按產(chǎn)品型號(hào)立卷歸檔。

1、技術(shù)協(xié)議書(shū)、委托書(shū)以及有關(guān)的合同文件；

2、 產(chǎn)品合格證，使用說(shuō)明書(shū)；

3、 產(chǎn)品加工、審核、質(zhì)量檢查、標(biāo)準(zhǔn)化審查、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收等文件；

 

 第四條 歸檔要求

1、歸檔的資料檔案，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

2、在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。

3、案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。

4、按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。

5、全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目

 

第五條 本制度由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)解釋。

八、項(xiàng)目經(jīng)理部勞動(dòng)保障管理

項(xiàng)目勞動(dòng)管理工作例會(huì)制度

一、本例會(huì)每月定期召開(kāi)一次，遇有特殊情況可隨時(shí)召開(kāi)。

二、參加人員為：項(xiàng)目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員、其它相關(guān)人員。

三、會(huì)議由公司項(xiàng)目經(jīng)理主持。

四、會(huì)議內(nèi)容：

1、審議各參建單位勞動(dòng)力管理員提交的本月勞動(dòng)管理、矛盾隱患排查相關(guān)工作開(kāi)展情況；

2、總結(jié)、分析項(xiàng)目合同履約、結(jié)算支付、工資發(fā)放、員工變動(dòng)、資料歸檔等各項(xiàng)工作開(kāi)展情況；

3、討論本月發(fā)生的變更、洽商、合同外增減量并進(jìn)行及時(shí)確認(rèn)；

4、核對(duì)工程款、勞務(wù)費(fèi)支付情況是否符合合同約定；

5、針對(duì)勞動(dòng)管理工作存在的問(wèn)題制定整改方案；對(duì)糾紛、隱患制定化解方案；

文件檔案管理員工作計(jì)劃范文第4篇

行政人事年度工作計(jì)劃表

一、信息網(wǎng)絡(luò)管理

1、建立直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

市場(chǎng)部是負(fù)責(zé)公司信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護(hù)、信息收集處理工作的職能部門，接受營(yíng)銷副總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。市場(chǎng)部信息管理員與各區(qū)域市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理之間是一種直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、維護(hù)、信息處理、考核方面對(duì)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理直接進(jìn)行指導(dǎo)和指揮，并承擔(dān)信息網(wǎng)絡(luò)工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2、構(gòu)架新型組織機(jī)構(gòu)

3、增加人員配置：

(1)信息管理員：市場(chǎng)部設(shè)專職信息管理員3名，分管不同區(qū)域，不再兼任其它工作。

(2)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理：浙江省六個(gè)辦事處共設(shè)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理兩名，其它各辦事處所轄區(qū)域均設(shè)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理一名。

4、強(qiáng)化人員素質(zhì)培訓(xùn)

春節(jié)前完成對(duì)各區(qū)域的市場(chǎng)部信息管理員和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理的招聘和培訓(xùn)，使xx年新的管理制度實(shí)施過(guò)程中市場(chǎng)部在人員素質(zhì)方面有充分的保障。認(rèn)真選擇和慎重錄用市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理，切勿濫竽充數(shù)。

5、加大人員考核力度

在人員配置、資源保證、業(yè)績(jī)考核等方面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)建立和維護(hù)作出實(shí)施細(xì)則規(guī)定，從制度上對(duì)此項(xiàng)工作作出保證。建立市場(chǎng)信息管理員定期巡回分管區(qū)域指導(dǎo)信息管理工作的考核制度，并根據(jù)各區(qū)域?qū)嶋H情況和存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地加以分析和研究，以督促其在短期內(nèi)按規(guī)定建立和健全信息管理的工作。

6、動(dòng)態(tài)管理市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)

市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理與信息管理員根據(jù)信息員提供的信息數(shù)量(以個(gè)為單位)、項(xiàng)目規(guī)模、信息達(dá)成率、發(fā)展下級(jí)信息員數(shù)量四項(xiàng)指標(biāo)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行定期的動(dòng)態(tài)評(píng)估。在分析信息員/單位的分類的基礎(chǔ)上，信息管理員和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理應(yīng)結(jié)合信息員的背景資料進(jìn)行細(xì)致地分析，確定其通過(guò)幫助后業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的可能性。進(jìn)一步加強(qiáng)信息的管理，在信息的完整性、及時(shí)性、有效性和保密性等方面做好比上一年更好。

7、加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，以各區(qū)域信息成員/單位提供的信息量和公司在各區(qū)域的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，將以專人對(duì)各區(qū)域鋼結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀和潛在的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研。通過(guò)調(diào)研獲取第一手資料，為公司在各區(qū)域的機(jī)構(gòu)設(shè)置各趨合理和公司在開(kāi)拓新的市場(chǎng)方面作好參謀。

二、品牌推廣

1、為進(jìn)一步打響“杭蕭鋼構(gòu)”品牌，擴(kuò)大杭蕭鋼構(gòu)的市場(chǎng)占有率，xx年乘公司上市的東風(fēng)，初步考慮四川省省會(huì)成都、陜西省省會(huì)西安、新疆維吾爾自治區(qū)首府烏魯木齊、遼寧省會(huì)沈陽(yáng)、吉林省的長(zhǎng)春、廣東省會(huì)廣州、廣西壯族自治區(qū)首府南寧以及上海市舉辦品牌推廣會(huì)和研討會(huì)，以宣傳和擴(kuò)大杭蕭鋼構(gòu)的品牌，擴(kuò)大信息網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)造更大市場(chǎng)空間，從而為實(shí)現(xiàn)合同翻番奠定堅(jiān)實(shí)的市場(chǎng)基礎(chǔ)。

2、在重點(diǎn)或大型的工程項(xiàng)目竣工之際，邀請(qǐng)有關(guān)部門在現(xiàn)場(chǎng)舉辦新聞會(huì)，用竣工實(shí)例展示和宣傳杭蕭鋼構(gòu)品牌，展示杭蕭鋼構(gòu)在行業(yè)中技術(shù)、業(yè)績(jī)占據(jù)一流水平的事實(shí)，樹(shù)立建筑鋼結(jié)構(gòu)行業(yè)中上市公司的典范作用和領(lǐng)導(dǎo)地位，使宣傳工作達(dá)到事半功倍的效果。

3、進(jìn)一步做好廣告、資料等方面的宣傳工作。在各個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)制作和安裝大型宣傳條幅或廣告牌，現(xiàn)場(chǎng)展示企業(yè)實(shí)力;及時(shí)制作企業(yè)新的業(yè)績(jī)和宣傳資料，補(bǔ)充到投標(biāo)文件中的業(yè)績(jī)介紹中和發(fā)放到商各人員手中，盡可能地提升品牌推廣的深度和力度。

4、加強(qiáng)和外界接觸人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和素質(zhì)教育工作，樹(shù)立良好的企業(yè)員工形象和先進(jìn)的企業(yè)文化內(nèi)涵，給每一位與杭蕭鋼構(gòu)人員接觸的人都能夠留下美好而深刻的印象，從而對(duì)杭蕭鋼構(gòu)及鋼結(jié)構(gòu)有更清晰和深層次的認(rèn)識(shí)。

三、客戶接待

1、督促全體人員始終以熱誠(chéng)為原則，有禮有節(jié)地做好各方面客人的接待工作，確保接待效果一年好于一年。

2、在確?？蛻艚哟Ч奶崆跋?，將盡可能地節(jié)省接待費(fèi)用，以降低公司的整體經(jīng)營(yíng)成本，提高公司利潤(rùn)水平。

3、繼續(xù)做好來(lái)訪客戶的接待檔案管理工作，將潛在顧客和合同顧客的檔案分類保存，準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目進(jìn)程，努力配合商務(wù)部門和辦事處促成項(xiàng)目業(yè)務(wù)。

4、調(diào)整部門人員崗位，招聘高素質(zhì)的人員充實(shí)接待力量。隨著業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，來(lái)訪客戶也日漸增多，市場(chǎng)部負(fù)責(zé)接待的人員明顯不足。為了適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，更好地做好接待工作，落實(shí)好人員招聘工作也是一件十分重要的事情。

行政人事年度工作計(jì)劃表

一、人事管理方面

根據(jù)部門人員的實(shí)際需要，有針對(duì)性、合理地招聘一批員工，以配備各崗位。

規(guī)范了各部門的人員檔案并建立電子檔案，嚴(yán)格審查全體員工檔案，對(duì)資料不齊全的一律補(bǔ)齊。

配合采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門，嚴(yán)格把好促銷員的進(jìn)、出關(guān)。

有步驟的完善培訓(xùn)機(jī)制，不斷的外派員工學(xué)習(xí)并要求知名公司來(lái)培訓(xùn)員工，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部的培訓(xùn)管理工作。

二、行政工作方面

⒈辦理好各門店的證照并如期進(jìn)行年審工作。

⒉和相關(guān)職能機(jī)關(guān)如工商、稅務(wù)、藥監(jiān)、社保、銀行等做好溝通工作，以使公司對(duì)外工作更為?暢。

⒊聯(lián)系報(bào)刊、電視臺(tái)等媒體做好對(duì)外的宣傳工作。

⒋對(duì)內(nèi)做好辦公用品的采購(gòu)，嚴(yán)格審查各部門的辦公用品的使用狀況，并做好物品領(lǐng)用登記，以節(jié)約降低成本為第一原則，合理地采購(gòu)辦公用品。

三、公司管理運(yùn)作方面

⒈順應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展，依照公司要求，制定相應(yīng)的管理制度。完善公司現(xiàn)有制度，使各項(xiàng)工作有法可依，有章可尋。在日常工作中，及時(shí)和公司各個(gè)部門、門店密切溝通、聯(lián)系，適時(shí)對(duì)各部門的工作提出些指導(dǎo)性的意見(jiàn)。

⒉逐步完善公司監(jiān)督機(jī)制。有一句話說(shuō)得好：?jiǎn)T工不會(huì)做你要求做的事情，只會(huì)做你監(jiān)督要做的事情?；谶@個(gè)原因，本年度加強(qiáng)了對(duì)員工的監(jiān)督管理力度。

⒊加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，打造一個(gè)業(yè)務(wù)全面，工作熱情高漲的團(tuán)隊(duì)。作為一個(gè)管理者，對(duì)下屬充分做到“察人之長(zhǎng)、用人之長(zhǎng)、聚人之長(zhǎng)、展人之長(zhǎng)”，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性及工作積極性。提高團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，樹(shù)立起開(kāi)拓創(chuàng)新、務(wù)實(shí)高效的公司新形象。

⒋充分引導(dǎo)員工勇于承擔(dān)責(zé)任。以前公司各職能部門職責(zé)不清，現(xiàn)逐步理清各部門工作職責(zé)，并要求各人主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。

作為行政人事部負(fù)責(zé)人，我充分認(rèn)識(shí)到自己既是一個(gè)管理者，更是一個(gè)?行者。要想帶好一個(gè)團(tuán)隊(duì)，除了熟悉業(yè)務(wù)外，還需要負(fù)責(zé)具體的工作及業(yè)務(wù)，以身作則，這樣才能保證在人員偏緊的情況下，大家都能夠主動(dòng)承擔(dān)工作，使公司各項(xiàng)工作正常進(jìn)行。

新的一年意味著新的起點(diǎn)、新的機(jī)遇、新的挑戰(zhàn)。隨著大參林、北京同仁堂的進(jìn)駐，對(duì)我們來(lái)說(shuō)，既是壓力也是動(dòng)力，我們決心再接再厲，迎接新的挑戰(zhàn)。××年行政人事部將從以下幾個(gè)方面著手工作：

一、完善公司制度，向?qū)崿F(xiàn)管理規(guī)范化進(jìn)軍。

成功的企業(yè)源于卓越的管理，卓越的管理源于優(yōu)異、完善的制度。隨著公司的不斷發(fā)展，搞好公司管理制度無(wú)疑是其持續(xù)發(fā)展的根本。因此，建立健全一套合理而科學(xué)的公司管理制度便迫在眉節(jié)，為了進(jìn)一步完善公司制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，年工作將以此為中心。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)力度，完善培訓(xùn)機(jī)制。

企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，最終歸于人才的競(jìng)爭(zhēng)。目前公司各門店及部門人員的綜合素質(zhì)普遍有待提高，尤其是各店長(zhǎng)及部門負(fù)責(zé)人，他們身肩重責(zé)。需根據(jù)實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃，從真正意義上為他們帶來(lái)幫助。另外完成新員工入店手冊(cè)。

三、協(xié)助部門工作，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建議。

繼續(xù)配合各門店及部門工作，協(xié)助處理各種突發(fā)事件。年是百姓拓展并壯大的一年，擁有一支團(tuán)結(jié)、勇于創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)是為其發(fā)展的保障。所以加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建議也是年行政人事部工作的重心。

行政人事年度工作計(jì)劃表

1、行政人事總務(wù)部在20xx年里除做好日常管理工作外，重點(diǎn)做好以下幾方面工作：

⑴、加大后勤服務(wù)及監(jiān)督力度，并根據(jù)公司實(shí)際工作情況，對(duì)后勤服務(wù)有關(guān)規(guī)章制度修改并完善，使其更加符合公司工作實(shí)際的需要。

⑵、配合公司促建工作，加大行政管理力度，對(duì)在工作上涌現(xiàn)出來(lái)典型好人好事予以及時(shí)公布，通過(guò)“以點(diǎn)帶面、以薪帶譽(yù)”，促使工作質(zhì)量進(jìn)一步提高。

⑶、加大人力資源管理力度，完善勞動(dòng)人事檔案及合同的管理，嚴(yán)格控制公司勞動(dòng)用工，做好以事設(shè)崗，人盡其才。為人才招募與評(píng)定薪資、績(jī)效考核提供合理依據(jù)。

⑷、完成日常人力資源招聘與配置。

⑸、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度。

⑹、規(guī)范辦公室管理及辦公用品的管理、以及環(huán)境衛(wèi)生管理。

⑺、加大內(nèi)部人力、人才開(kāi)發(fā)力度，弘揚(yáng)優(yōu)秀的企業(yè)文化。

⑻、做好人員流動(dòng)率的控制與勞資關(guān)系、糾紛的預(yù)見(jiàn)與處理等記錄。既保障員工合法權(quán)益又維護(hù)公司的形象和根本利益。

另外加強(qiáng)公司廣告宣傳，公司網(wǎng)站和項(xiàng)目網(wǎng)站的維護(hù)和更新工作，配合、組織開(kāi)展策劃部的各項(xiàng)工作;

行政人事總務(wù)工作對(duì)一個(gè)正在成長(zhǎng)和發(fā)展的公司而言，是非常嚴(yán)峻而重要的基礎(chǔ)工作，也是需要公司上下通力合作的工作。各部門配合共同做好工作的項(xiàng)目較多，因此需要公司領(lǐng)導(dǎo)予以重視和支持。自上而下轉(zhuǎn)變觀念與否，各部門提供支持與配合的程度如何，都是行政人事總務(wù)部工作成敗的關(guān)鍵。所以行政人事總務(wù)部在制定年度目標(biāo)后，在完成過(guò)程中懇請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)與各部門予以大力協(xié)助。

文件檔案管理員工作計(jì)劃范文第5篇

關(guān)鍵詞：多校區(qū)高校；二級(jí)管理體制；檔案管理

20世紀(jì)90年代高校改革拉開(kāi)序幕，我國(guó)許多高校打破了高度集中的辦學(xué)體制，出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次、自身功能及內(nèi)部管理模式的多元化。在這種趨勢(shì)下，高校二級(jí)學(xué)院體制應(yīng)運(yùn)而生。它的出現(xiàn)，使得高校檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮檔案管理為教學(xué)、科研服務(wù)的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

1.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作承載了學(xué)校的歷史與未來(lái)

二級(jí)學(xué)院是學(xué)校一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)單位，各項(xiàng)工作在學(xué)校統(tǒng)一部署下有自己的運(yùn)行方式，形成的管理文件體現(xiàn)了教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量等等。學(xué)院的行政管理工作檔案如文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等都是真實(shí)記錄二級(jí)學(xué)院的重要資料，反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展過(guò)程和取得的成就。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作要求，對(duì)二級(jí)學(xué)院的重要資料一部分要交學(xué)校檔案室歸檔保存，一部分留在學(xué)院保存。對(duì)于這一部分資料二級(jí)學(xué)院必須進(jìn)行有效的整理，形成二級(jí)學(xué)院的檔案資料。二級(jí)學(xué)院檔案是二級(jí)學(xué)院發(fā)展的歷史記錄，是二級(jí)學(xué)院成就的見(jiàn)證。二級(jí)學(xué)院檔案與校級(jí)檔案共同構(gòu)成學(xué)校檔案的完整體系。

2.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作提升了教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平

人才培養(yǎng)是高等學(xué)校三大功能之一，教學(xué)工作是各級(jí)各類高校的中心任務(wù)。二級(jí)學(xué)院是學(xué)校教學(xué)工作的具體組織者和實(shí)施者。院級(jí)教學(xué)檔案是在教師的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、科學(xué)研究、學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的，包含有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、光盤等學(xué)院教學(xué)材料，是學(xué)院辦學(xué)指導(dǎo)思想、專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容、方法、效果的真實(shí)記錄。教學(xué)檔案是學(xué)院在多年的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中逐漸積累形成的一系列原始資料，是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的縮影，是教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的歷史記載，也是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)和憑證。這些檔案材料也從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面反映了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。同時(shí)，高校教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性和周期性，使得教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料對(duì)學(xué)院總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)研究、制定計(jì)劃、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、教學(xué)檢查等都具有十分重要的參考價(jià)值。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理為教學(xué)評(píng)估提供了新借鑒

在新專業(yè)評(píng)估體系中，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，它的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性直接為評(píng)估專家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專業(yè)評(píng)估體系中，多個(gè)指標(biāo)體系都涉及教學(xué)檔案關(guān)系。教育部制定的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》的各級(jí)指標(biāo)與教學(xué)檔案也緊密相關(guān)。由此看出，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案在本科教學(xué)評(píng)估工作中發(fā)揮著重要的作用。在對(duì)高校進(jìn)行新專業(yè)評(píng)估和教學(xué)水平評(píng)估時(shí)，需要對(duì)學(xué)校的教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果等進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，而這些調(diào)查和分析主要來(lái)源于學(xué)校和各二級(jí)學(xué)院大量教學(xué)檔案資料的查閱。因此，重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)，可以為教學(xué)評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)和真實(shí)的信息和憑證，是搞好本科教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.多校區(qū)管理體制不統(tǒng)一

一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過(guò)于集中管理。另一方面，二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對(duì)于檔案管理在頭腦中沒(méi)有一個(gè)明確的概念。多校區(qū)管理體制各異，增強(qiáng)了各校區(qū)管理人員的溝通交流的難度。同時(shí)，在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.二級(jí)學(xué)院的檔案資料丟失嚴(yán)重

一方面，教學(xué)檔案難以收集。目前二級(jí)學(xué)院教師一部分由母校教師兼職授課，另一部分向社會(huì)招聘。教師對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師為應(yīng)付差事，往往臨時(shí)突擊、草率整理，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的歸檔材料無(wú)落款、無(wú)日期、無(wú)單位蓋章，有的沒(méi)有說(shuō)服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。另一方面，學(xué)校重要的文書(shū)檔案收集不全。二級(jí)學(xué)院作為高校辦學(xué)的一種新嘗試，產(chǎn)生了許多寶貴性經(jīng)驗(yàn)性的檔案，但由于機(jī)制問(wèn)題，加上人員編制緊張以及不少領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，只重視上級(jí)的紅頭文件，輕視本校自身形成的文件，使大量反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件都落在各職能部門的負(fù)責(zé)人或具體操作人的手上，沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成檔案嚴(yán)重丟失。有些二級(jí)學(xué)院雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門承擔(dān)許多其它工作，難以抽出時(shí)間為由，未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒(méi)有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯(cuò)過(guò)收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)不高

由于二級(jí)學(xué)院機(jī)制問(wèn)題，人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同虛設(shè)，沒(méi)能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁，新手不斷，每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熟悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)人員只占極小比例，復(fù)合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了獨(dú)立學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

三、二級(jí)學(xué)院檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

1.采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平

打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)校內(nèi)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩士論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門別類，定期更新維護(hù)。

2.強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理，完善立卷歸檔制度

多校區(qū)檔案管理體制成立后，由于校區(qū)間的距離長(zhǎng)短不一，給檔案管理部門之間的聯(lián)系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者，在機(jī)構(gòu)和人事管理制度改革中，各部門應(yīng)實(shí)行定編定崗，每一崗位都要有明確的崗位職責(zé)，在各部門兼職檔案員的工作職責(zé)中也要有做好部門檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡(jiǎn)，如果立卷歸檔工作完全由專職檔案人員承擔(dān)，這將很難應(yīng)付。因此，要堅(jiān)持全面實(shí)行部門立卷制度，在分校區(qū)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立分檔案室，這樣不僅有利于檔案的收集與整理，還可以暫時(shí)解決校綜合檔案室由于庫(kù)房緊張一時(shí)無(wú)法承受大量檔案進(jìn)館的矛盾。檔案在分校區(qū)檔案分室保存一定時(shí)間后，再交綜合檔案室移交。同時(shí)校綜合檔案室的專職檔案員要定期往返于各校區(qū)之間，充當(dāng)“聯(lián)絡(luò)員”，傳達(dá)上級(jí)文件精神，指導(dǎo)兼職檔案員進(jìn)行部門立卷工作，并時(shí)刻了解各校區(qū)的檔案管理中存在的各類問(wèn)題，及時(shí)給予解決。這樣，可充分加強(qiáng)與兼職檔案員間的聯(lián)系，使多校區(qū)高校檔案的管理更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化。

3.積極開(kāi)展宣傳教育，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)

二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，重視和加強(qiáng)檔案管理工作。利用學(xué)院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價(jià)值和巨大作用。尤其是要通過(guò)教學(xué)評(píng)估中鮮活的事例，使教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理具有潛在和現(xiàn)實(shí)的巨大作用。在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良的專兼職檔案管理隊(duì)伍，要盡量通過(guò)各種途徑激發(fā)檔案管理者的積極性，例如通過(guò)形式多樣的檢查、評(píng)比、考核，在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，激發(fā)二級(jí)學(xué)院專職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進(jìn)心，促進(jìn)學(xué)院的檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

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