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高校學(xué)籍檔案管理范文第1篇

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場(chǎng)地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的情況，之所以會(huì)出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價(jià)值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無(wú)法收到“立竿見(jiàn)影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“硬實(shí)力”過(guò)于重視，卻忽視了“軟實(shí)力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。

（二）管理人員隊(duì)伍建設(shè)不完整

由于高校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識(shí)的不足，以至于其被錯(cuò)誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來(lái)兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動(dòng)性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無(wú)法按照檔案信息管理工作的要求來(lái)進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因?yàn)楦咝?duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來(lái)約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對(duì)、歸檔整理、信息使用傳遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對(duì)已出現(xiàn)問(wèn)題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級(jí)黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理部門和管理人員，要從過(guò)去“默默無(wú)聞”的被動(dòng)工作狀態(tài)中走出來(lái)，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊(cè)、報(bào)告?？榷喾N途徑來(lái)宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對(duì)學(xué)籍檔案社會(huì)效益及綜合效益重要性的認(rèn)識(shí)，以確保學(xué)生能夠提供真實(shí)準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開(kāi)展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺(tái)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時(shí)，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹(shù)立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對(duì)于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開(kāi)展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項(xiàng)工作活動(dòng)，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時(shí)，主管部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實(shí)的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點(diǎn)來(lái)抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實(shí)。

高校學(xué)籍檔案管理范文第2篇

對(duì)于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時(shí)也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)?？墒蔷湍壳岸?，在我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，依然存在很多問(wèn)題有待解決，本文就根據(jù)實(shí)際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對(duì)當(dāng)今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】

高校學(xué)生；檔案；管理；策儀

就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績(jī)、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生變更資料、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過(guò)歸檔到最終的保存?？墒牵谶@一系列繁雜的過(guò)程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過(guò)程中時(shí)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，所以，我國(guó)高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。

一、學(xué)籍檔案所具有的作用

（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用

正如之前所說(shuō)，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實(shí)性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點(diǎn)的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長(zhǎng)情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來(lái)就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。

（二）學(xué)籍檔案具有參考作用

除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來(lái)的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個(gè)人資料，方便學(xué)?；蚪窈蟮挠萌藛挝桓尤?、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時(shí)也是社會(huì)選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個(gè)重要依據(jù)。

（三）學(xué)籍檔案具有評(píng)估作用

一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會(huì)需求，是否能夠幫助社會(huì)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實(shí)有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對(duì)于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評(píng)估教學(xué)、專業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)通過(guò)這些評(píng)估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。

（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫(kù)的作用

對(duì)于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個(gè)強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫(kù)，這種數(shù)據(jù)庫(kù)可以有效的為將來(lái)用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時(shí)，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫(kù)的作用。

二、當(dāng)今我國(guó)學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷

（一）正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特點(diǎn)，決定了管理方面的困難

對(duì)于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點(diǎn)，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對(duì)復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過(guò)程復(fù)雜，所花時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)。正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。

（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多

現(xiàn)如今，我國(guó)很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績(jī)變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動(dòng)以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過(guò)程中造成了極大不便。

（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視

就從我國(guó)來(lái)看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案工作不夠重視，因?yàn)閷?duì)于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒(méi)有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。

三、提高學(xué)籍檔案策儀

（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視

對(duì)于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

（二）不斷對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

要想切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對(duì)在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號(hào)，嚴(yán)格遵循學(xué)號(hào)唯一性原則，杜絕重號(hào)情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對(duì)剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對(duì)，確保資料與個(gè)人準(zhǔn)確無(wú)誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動(dòng)管理逐漸規(guī)范化，對(duì)每一位學(xué)生實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會(huì)有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊(cè)文件中的各項(xiàng)要求，對(duì)滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊(cè)號(hào)。

（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作

現(xiàn)如今，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項(xiàng)重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化過(guò)程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對(duì)利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)閷W(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點(diǎn)，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對(duì)檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔杰.淺談高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2012，159-160

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[3]趙奎安.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246

高校學(xué)籍檔案管理范文第3篇

一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場(chǎng)對(duì)人才的需求，突顯檔案利用價(jià)值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價(jià)值是滿足社會(huì)需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值簡(jiǎn)要?dú)w納如下：

首先，憑證價(jià)值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來(lái)看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價(jià)值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評(píng)判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會(huì)價(jià)值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級(jí)、各類報(bào)考、出國(guó)留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、各類公證等諸多社會(huì)活動(dòng)，滿足學(xué)校、師生、社會(huì)的利用需求。

二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問(wèn)題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個(gè)本科學(xué)院85個(gè)專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來(lái)看，主要存在以下問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯(cuò)誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評(píng)語(yǔ)不實(shí)，獎(jiǎng)懲沒(méi)有記載，公章加蓋錯(cuò)誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國(guó)（英文）成績(jī)檔案的過(guò)程中，利用者要求時(shí)間緊，同一時(shí)期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無(wú)法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開(kāi)發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個(gè)重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長(zhǎng)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時(shí)和錯(cuò)誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對(duì)策

1、培養(yǎng)檔案意識(shí)，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識(shí)，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案專兼職管理隊(duì)伍建設(shè)。選拔政治過(guò)硬，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語(yǔ)，熟悉專門術(shù)語(yǔ)，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實(shí)，提高效率，促進(jìn)工作的高效、快捷、準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實(shí)施，需要把所有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)科學(xué)的有機(jī)整體――學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本?，F(xiàn)狀來(lái)看，專兼職隊(duì)伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負(fù)責(zé)科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專門術(shù)語(yǔ)的統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于相互交流，利于檔案檢索。推進(jìn)部門二級(jí)檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強(qiáng)密切合作。檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。

高校學(xué)籍檔案管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案管理

高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績(jī)、思想表現(xiàn)、評(píng)價(jià)等一系列真實(shí)記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、個(gè)人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績(jī)以及學(xué)籍異動(dòng)情況記錄等。學(xué)籍檔案會(huì)作為各級(jí)教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語(yǔ)說(shuō)得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實(shí)的寫照。對(duì)于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個(gè)方面體會(huì)：

一、健全學(xué)籍檔案管理制度

戰(zhàn)國(guó)·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓?！皼](méi)有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語(yǔ)，常強(qiáng)調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無(wú)法成功。但普遍高校各系院都沒(méi)有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時(shí)相互推諉，特別是出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。

二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)

高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，管理水平較低，僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)上崗之前管理人員進(jìn)行專業(yè)的扎實(shí)的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計(jì)算機(jī)新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。

三、管理工作人員應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)

學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項(xiàng)檔案管理工作，必須要及時(shí)學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢(shì)下充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動(dòng)增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對(duì)學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識(shí)，有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵(lì)機(jī)制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識(shí)。

四、及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動(dòng)時(shí)的檔案交接工作

隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)，并且人員流動(dòng)情況比較復(fù)雜。如果沒(méi)有及時(shí)做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動(dòng)時(shí)的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項(xiàng)工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)數(shù)量，核對(duì)清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時(shí)的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動(dòng)變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。

五、遵循學(xué)籍檔案的真實(shí)性、精準(zhǔn)性以及完整性

學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。內(nèi)容必須真實(shí)，不能造假。例如：學(xué)生的成績(jī)單，成績(jī)就絕對(duì)不能隨意去更改，確實(shí)因?yàn)槟撤N原因造化成績(jī)錯(cuò)誤而需要修改成績(jī)的，一定要履行成績(jī)變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯(cuò)誤成績(jī)的科任老師在成績(jī)變更表中說(shuō)明出錯(cuò)的原因并且附帶上原始的成績(jī)冊(cè)證明成績(jī)的真實(shí)性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對(duì)不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實(shí)性是第一要素。

精準(zhǔn)性，管理學(xué)籍需要準(zhǔn)確，更深層次的來(lái)說(shuō)需要的是精準(zhǔn)，不能出一點(diǎn)錯(cuò)，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報(bào)到注冊(cè)工作.根據(jù)教育部出臺(tái)的文件，要求各高校必須嚴(yán)格按照國(guó)家招生規(guī)定對(duì)錄取的新生進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對(duì)名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進(jìn)行注冊(cè)取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒(méi)有的要及時(shí)與學(xué)生來(lái)源省級(jí)招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對(duì)清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準(zhǔn)無(wú)誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯(cuò)誤將會(huì)直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來(lái)一系列不良的后果。

完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個(gè)內(nèi)容：學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、注冊(cè)學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績(jī)記錄表以及學(xué)籍異動(dòng)的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報(bào)到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請(qǐng)表。畢業(yè)生進(jìn)入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個(gè)學(xué)生一袋，必須完整。

隨著社會(huì)的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會(huì)中的地位顯得越來(lái)越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認(rèn)證等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。對(duì)于管理檔案的工作人員來(lái)說(shuō)合理的運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識(shí)。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

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高校學(xué)籍檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息建設(shè)

隨著社會(huì)信息化時(shí)代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運(yùn)行方式已無(wú)法滿足時(shí)展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對(duì)檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤剑c信息化的時(shí)代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問(wèn)題。

一、我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過(guò)程還是需要靠人員來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問(wèn)題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級(jí)歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細(xì)致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會(huì)出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過(guò)工作人員進(jìn)行手動(dòng)查找，從而花費(fèi)了大量的時(shí)間，顯得不便利?？傊?，在高校目前的學(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。

二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識(shí)構(gòu)成

高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識(shí)提高是檔案信息管理工作能否順利開(kāi)展的重要前提。這種主體意識(shí)主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識(shí)

檔案資源的數(shù)字化信息意識(shí)是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機(jī)統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個(gè)載體上。當(dāng)檔案被儲(chǔ)存、保管以后，它便會(huì)成為一種信息，只有通過(guò)信息搜查、檢索的方式來(lái)獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過(guò)程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識(shí)。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對(duì)學(xué)籍檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。只有有效運(yùn)用好檔案信息，才會(huì)使其在社會(huì)中發(fā)揮出真正的價(jià)值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲(chǔ)藏”形式的存在。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識(shí)

有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時(shí)調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會(huì)價(jià)值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時(shí)的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強(qiáng)了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對(duì)信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過(guò)在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問(wèn)題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強(qiáng)安全管理意識(shí)，在采取系統(tǒng)的帳號(hào)密碼管理方式的同時(shí)，還要加強(qiáng)閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更改或胡亂調(diào)閱的情況。

（三）樹(shù)立檔案工作者的規(guī)范意識(shí)

在當(dāng)前信息化時(shí)代中，規(guī)范檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)尤為重要，而這些標(biāo)準(zhǔn)管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個(gè)過(guò)程都要隨時(shí)進(jìn)行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進(jìn)行遞送，在由當(dāng)前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進(jìn)行補(bǔ)充，這個(gè)工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過(guò)程中形成的。由招生部門在招生時(shí)就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績(jī)、總體評(píng)分等。而為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過(guò)程中就要實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)管理方法，并將其中的管理意識(shí)傳遞給電子文件的形成者，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)意識(shí)

由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅可保護(hù)院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強(qiáng)院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識(shí)是不可或缺的兩項(xiàng)重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價(jià)值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價(jià)值體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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