前言：本站為你精心整理了新時(shí)代人事檔案信息化管理探思范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢(xún)。

摘要：本文對(duì)目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深度剖析，發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作遲遲得不到行業(yè)認(rèn)可的主要原因。筆者依據(jù)自身從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新時(shí)代人事檔案管理信息化的實(shí)踐路徑提出幾點(diǎn)看法，僅供同行參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案，檔案管理；檔案信息化；實(shí)踐路徑

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)離不開(kāi)人才的支撐，無(wú)論是高端人才引進(jìn)，還是企事業(yè)單位現(xiàn)有職工薪酬結(jié)構(gòu)、績(jī)效管理等等，都在呼喚著人事檔案管理信息化建設(shè)。通過(guò)構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)，能夠充分發(fā)揮人事檔案資源的利用價(jià)值，顯著提升人力資源管理工作效率，因此全面實(shí)踐人事檔案管理信息化勢(shì)在必行。

一、信息技術(shù)融入人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）加快檔案流轉(zhuǎn)速度。人事檔案運(yùn)用信息技術(shù)管理，打破了各部門(mén)之間的屏障，讓企事業(yè)單位業(yè)務(wù)科室與人事部門(mén)實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)快速溝通，為人事檔案資源的全單位平臺(tái)共享創(chuàng)造更多途徑，改善了人事檔案資源利用率的困境，對(duì)企事業(yè)單位人力資源管理工作益處多多。人事檔案管理信息化能夠加快檔案流轉(zhuǎn)速度，電子檔案實(shí)時(shí)傳送，減少了紙質(zhì)檔案人為交接出現(xiàn)的信息失真問(wèn)題，更是避免了異地就職時(shí)等待紙質(zhì)檔案時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，影響了職工工齡的續(xù)接。同時(shí)，職工人事檔案準(zhǔn)確交接，也確保了職工正常享受到單位的各項(xiàng)福利待遇，提升職工對(duì)企事業(yè)單位人力資源管理工作的滿(mǎn)意度。

（二）滿(mǎn)足無(wú)紙辦公需求。無(wú)紙化辦公徹底顛覆了傳統(tǒng)人事檔案管理工作的舊模式，使得人事檔案數(shù)據(jù)和檔案交接工作更為便捷，檔案資源利用流程更為簡(jiǎn)化，節(jié)省了大量人力和物力。靈活多樣的檔案交接方式，便于修改的檔案信息平臺(tái)，都在展示著無(wú)紙化辦公給人事檔案管理工作帶來(lái)的新機(jī)遇，先進(jìn)的信息技術(shù)正是無(wú)紙化辦公實(shí)施的基礎(chǔ)條件之一。

（三）延長(zhǎng)檔案保管年限。人事檔案資料內(nèi)容涵蓋了職工從求學(xué)到工作，直至退休的全部信息，其中有些紙張?jiān)陬l繁的翻閱中已經(jīng)出現(xiàn)了字跡模糊、丟頁(yè)、缺失等情況，給職工日后辦理退休手續(xù)造成很大困擾。而且紙質(zhì)檔案保管對(duì)檔案室的外部環(huán)境要求較高，有些偏遠(yuǎn)地方的企事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案室還未配備除濕除塵設(shè)備，紙質(zhì)檔案的保存更為不易。人事檔案信息化管理就是讓信息技術(shù)幫助檔案管理人員更好地管理人事檔案，完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)著職工的所有基本信息，檔案調(diào)閱的方式以電子檔案信息輸出為主，不僅減少了紙質(zhì)檔案調(diào)閱的次數(shù)，有效延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案保管年限，也節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間。

（四）充實(shí)檔案服務(wù)內(nèi)容。信息化背景下的人事檔案管理工作能夠在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中精準(zhǔn)識(shí)別出職工人事檔案需求，并自動(dòng)分類(lèi)形成標(biāo)簽，這種按照職工崗位責(zé)任不同而定位檔案服務(wù)內(nèi)容的全新人事檔案管理模式正處于探索階段，也是人事檔案管理信息化實(shí)施以后的新產(chǎn)物，能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作更好地服務(wù)于人才優(yōu)化計(jì)劃，切實(shí)提升人事檔案利用價(jià)值。

二、人事檔案信息化管理的制約因素

（一）配套設(shè)施投入不足。企事業(yè)單位大部分

的發(fā)展資金都投入到了生產(chǎn)建設(shè)之中，檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，配套設(shè)施還處于老化狀態(tài)，經(jīng)?？D的計(jì)算機(jī)、處理圖片不清晰的掃描儀、上傳速度緩慢的信息網(wǎng)絡(luò)等等基礎(chǔ)設(shè)施條件已經(jīng)嚴(yán)重制約了人事檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用。雖然多數(shù)企事業(yè)單位都在積極落實(shí)人事檔案管理信息化制度，可軟硬件設(shè)施更新始終遲緩，大量的人事檔案資料還是需要依靠人工進(jìn)行管理，這與企事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展理念相背離，導(dǎo)致人事檔案資料整理與利用之間的銜接不緊密。

（二）檔案篩選環(huán)節(jié)缺失。企事業(yè)單位人事檔案交接是人力資源管理的首要環(huán)節(jié)，然而受到檔案管理人員思維局限性的影響，一些管理人員只是隨意將人事檔案接過(guò)來(lái)，按索引標(biāo)注編號(hào)后就將職工人事檔案放到檔案柜中保存，甚至都沒(méi)有打開(kāi)，更不可能去篩選檔案中不合格的信息資料。人事檔案資料篩選與審核是了解職工的第一步，這個(gè)環(huán)節(jié)的缺失將會(huì)關(guān)閉我們走進(jìn)職工的一扇門(mén)，不僅是對(duì)企事業(yè)單位人力資源管理的不負(fù)責(zé)任，更是影響了職工職稱(chēng)晉升和薪酬待遇認(rèn)定。

（三）信息運(yùn)用思維固化。目前，我國(guó)多數(shù)企事業(yè)單位已基本實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，可是很多檔案管理工作人員還是習(xí)慣性采用人工操作模式，即便他們都知道信息技術(shù)的便捷作用，也沒(méi)有把信息化作為檔案管理的首選模式。有些職工是異地入職，從原單位到現(xiàn)單位路途較遠(yuǎn)，采用職工電子人事檔案先行辦理入職手續(xù)更為方便。然而企事業(yè)單位電子檔案互認(rèn)還處于初級(jí)發(fā)展階段，有些單位還是強(qiáng)調(diào)必須紙質(zhì)檔案進(jìn)行交接，導(dǎo)致職工入職后必須回原單位將紙質(zhì)檔案遷出后才能辦理入職手續(xù)。這種固化的管理思維使得人事檔案管理信息化建設(shè)得不到快速推進(jìn)。

（四）業(yè)務(wù)操作技術(shù)生疏。目前，少數(shù)企事業(yè)單位不重視人事檔案管理，沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，將人事檔案歸口到人力資源部門(mén)，人事檔案管理人員也大多是由人力資源部門(mén)職工兼任，職工雖然精通人力資源工作，但并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)管理知識(shí)，理論基礎(chǔ)欠缺。與此同時(shí)，企事業(yè)單位還未充分認(rèn)識(shí)職工參加繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要性，職工對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)所需的專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)知識(shí)一知半解，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作還不熟練，電子檔案錄入工作速度較慢。人事檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)上分布了各個(gè)服務(wù)板塊，如果檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)功能操作技術(shù)生疏，將會(huì)導(dǎo)致很多服務(wù)功能沒(méi)辦法啟用，人事檔案管理信息系統(tǒng)將形同虛設(shè)。

（五）信息管理制度混亂。有的企事業(yè)單位雖已使用局域網(wǎng)，電子檔案文件可儲(chǔ)存在“資料庫(kù)”,全體職工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來(lái)這是一個(gè)很好的溝通渠道，但由于人事檔案信息管理制度混亂，對(duì)電子文件存放的位置沒(méi)有明確規(guī)定，甚至有部分職工把文件只存在本機(jī)，人為因素造成人事檔案調(diào)閱不便利。

三、新時(shí)代人事檔案信息化管理的實(shí)踐路徑

（一）增加信息設(shè)施投入資金。人事檔案管理信息化必須首先配備現(xiàn)代化信息設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、高清拍攝儀、打印機(jī)、標(biāo)簽機(jī)等辦公設(shè)備，同時(shí)還要為檔案室單獨(dú)開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，檔案室網(wǎng)絡(luò)應(yīng)有獨(dú)立端口。人事檔案管理信息化軟件系統(tǒng)可以向第三方信息技術(shù)公司購(gòu)買(mǎi)，有條件的單位也可以組織技術(shù)人員進(jìn)行研發(fā)。從人力資源成本上考慮，選擇由專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)公司提供的人事檔案管理信息系統(tǒng)更為節(jié)約資金。信息設(shè)備的投入不是一次就完成的，軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代也要及時(shí)。尤其是隨著人事檔案管理工作政策的變化，管理手段的創(chuàng)新，原有的軟件系統(tǒng)也面臨著升級(jí)和更新。檔案管理人員在軟件系統(tǒng)使用過(guò)程中不斷遇到新問(wèn)題，定期將這些問(wèn)題和想法進(jìn)行匯總，與軟件系統(tǒng)后期維護(hù)人員積極溝通，提升軟件服務(wù)功能，讓人事檔案管理信息系統(tǒng)更好地為人事檔案現(xiàn)代化服務(wù)。

（二）合理鑒別檔案信息真?zhèn)巍Ｒ酝娜耸聶n案信息甄別都是由人工完成，工作程序復(fù)雜，人為失誤情況也是時(shí)有發(fā)生，致使人事檔案資料不真實(shí)現(xiàn)象偶有存在。人事檔案管理信息系統(tǒng)上線后，后臺(tái)會(huì)自動(dòng)識(shí)別出不合乎規(guī)定的檔案資料，比如空白表格、日期填寫(xiě)錯(cuò)誤、內(nèi)容缺項(xiàng)等等問(wèn)題，真正體現(xiàn)了人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)初步篩選后，檔案管理人員進(jìn)行復(fù)核，對(duì)人事檔案信息中出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行修改，進(jìn)一步完善職工人事檔案信息。全部審核通過(guò)的職工人事檔案被保存在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，確保職工人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確，便于職工日后的晉升和各種福利待遇認(rèn)定。

（三）轉(zhuǎn)變檔案信息管理模式。人事檔案部門(mén)在接收職工人事檔案后，就要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐一審核，通過(guò)后存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，按照人事檔案信息保密原則進(jìn)行加密，確保人事檔案在調(diào)閱和修改時(shí)始終處于安全管控范圍之內(nèi)。信息化管理模式使得人事檔案不再沉睡于檔案柜里，各業(yè)務(wù)科室在有人事檔案信息調(diào)閱需求時(shí)，只需要在系統(tǒng)內(nèi)輸入用戶(hù)名和密碼，后臺(tái)確認(rèn)權(quán)限后，即可查閱到職工人事檔案資料，有效發(fā)揮人事檔案信息在企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

（四）提升職工業(yè)務(wù)技術(shù)能力。第一，加強(qiáng)職業(yè)道德教育。人事檔案工作涉密性較強(qiáng)，關(guān)系著職工的切身利益，尤其是檔案信息交接時(shí)需要鑒別資料真實(shí)性，對(duì)于不實(shí)的信息要及時(shí)糾正，這就要求檔案管理人員具有崇高的職業(yè)道德，本著公正、公平的態(tài)度開(kāi)展工作。第二，更新業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)。原有的人事檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代化檔案服務(wù)要求之間存在脫節(jié)現(xiàn)象，管理人員要積極利用工作之余學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，勤加練習(xí)業(yè)務(wù)操作技能，在日常的檔案管理中有意識(shí)運(yùn)用檔案管理信息技術(shù)。第三，掌握人事檔案政策。我國(guó)企事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)章制度和政策法規(guī)是指導(dǎo)人事檔案管理工作的制勝法寶，我們要及時(shí)掌握最新的政策和規(guī)定，把人事檔案管理工作做細(xì)做實(shí)。

（五）重視人事檔案反饋程序。人事檔案反饋信息的收集、分析和匯編是加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度、提高檔案信息化質(zhì)量的重要措施?，F(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的應(yīng)用為開(kāi)發(fā)檔案信息創(chuàng)造了優(yōu)越的條件。因此，應(yīng)盡快建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和開(kāi)放檔案文件目錄中心，加大開(kāi)放檔案的力度，拓寬檔案利用的渠道；利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)、檢索、分析、傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化；建立檔案網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享。

（六）制定檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。將人事檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與企事業(yè)單位具體情況相結(jié)合，制定適合單位的人事檔案管理制度，并要求職工必須執(zhí)行并按程序辦事。檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)遵循以下原則：安全性原則，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，運(yùn)用權(quán)限控制、訪問(wèn)控制、信息加密等策略，充分保證人事檔案信息的安全性；規(guī)范性原則；效益型原則，做到按“需”逐步實(shí)現(xiàn)信息化。綜上所述，人事檔案管理信息化是新時(shí)代檔案管理的需求，更是檔案管理邁入現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。檔案管理部門(mén)必須主動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息管理，加大人事檔案信息管理的投入，積極擴(kuò)大信息化管理的范圍，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。

[參考文獻(xiàn)]

[1]任秀靜.新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人才資源開(kāi)發(fā),2015(02).

[2]喬?hào)|媛.加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].黑龍江史志,2014(09).

作者:宇偉光 單位:黑龍江省體育科學(xué)研究所