高校檔案信息化管理模式問題

傳統(tǒng)的高校檔案管理，主要是將計算機運用于手工操作，它是以檔案信息載體為核心，以紙張、塑膠和線等為材料，以計算機為輔助工具，服務(wù)于檔案部門，適用于檔案編目，幫助檔案人員實現(xiàn)內(nèi)部管理檔案的實體，應(yīng)用于檢索的地方不多，更不是針對具體的檔案信息，計算機所具備的資源共享與信息交流作用得不到開發(fā)，高校內(nèi)部與高校之間的檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)不暢通，更難以實現(xiàn)檔案信息資源的交流與共享。更為突出的是，由于各級各類高校的主管部門不同、隸屬關(guān)系各異，其檔案建設(shè)及其管理也就自行其是、各搞一套，帶有很大的隨意性和盲目性。各高校多根據(jù)自身條件與喜好選購設(shè)備，所購置的機型各不相同。其數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等編寫，難以建立覆蓋全校各類信息集成的MIS系統(tǒng)。目前，各高校普遍缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，而條目數(shù)據(jù)庫已無法滿足用戶日益增長的各類需求，所研制的應(yīng)用軟件功能單一、數(shù)據(jù)不完整、大多無主題標引、共享性差，與國際通用的統(tǒng)一規(guī)范與標準相距太遠。同時，高校檔案工作標準中采用國際標準的還不多，仍以傳統(tǒng)檔案管理為主要內(nèi)容。而且目前高校檔案整理中相近文件的重復與立卷組合的情況很多。高校應(yīng)該注重校園網(wǎng)的建設(shè)，使高校檔案館信息數(shù)據(jù)庫與各學院及各系、部、處、中心數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享，使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成為信息傳播的主體。檔案部門可以及時地對檔案的數(shù)量需求做出統(tǒng)計、分析，便于準確掌握檔案信息的利用規(guī)律，及時了解用戶對檔案信息的需求，滿足用戶需要。各系、部、處也可以在網(wǎng)上查詢自己所需要的材料，同時可以打印，以方便廣大師生。校園網(wǎng)絡(luò)能夠使位于不同地點的師生自由地交流、傳遞有關(guān)檔案的信息并協(xié)同工作，從而實現(xiàn)資源共享，為學校檔案工作再上臺階創(chuàng)造良好的環(huán)境。在建設(shè)好校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，可以考慮建立與其他高校和政府部門的檔案信息資源共享平臺，立足于檔案局域網(wǎng)建設(shè)，以館內(nèi)、館際之間互聯(lián)互通的檔案網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，滿足檔案信息化管理需要和服務(wù)需求，更廣泛地發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用，提升高校檔案的地位。軟件的質(zhì)量和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是影響高校檔案信息化的重要因素。各高校購置軟件時，應(yīng)按照國家檔案局編制的《計算機檔案管理軟件測評標準》，著重測查和檢核其功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性等8個方面的質(zhì)量。應(yīng)選擇適用于多種操作系統(tǒng)、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，具有客戶機、服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。比如，選擇ORA-CLE新版本數(shù)據(jù)庫，不僅可以降低應(yīng)用成本，提供實時應(yīng)用集群(RAC)技術(shù)，還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的完全備份、增量備份、數(shù)據(jù)恢復和容災(zāi)等功能，從而有效地保障檔案信息的安全、數(shù)據(jù)的高可用性及系統(tǒng)的穩(wěn)定性。各高校檔案部門應(yīng)結(jié)合自身實際，加強相關(guān)規(guī)范、制度和標準的研制。首先，應(yīng)參照國際標準;其次，應(yīng)考慮采用國家、行業(yè)及地方標準;再次，應(yīng)結(jié)合高校檔案信息化過程中積累的寶貴經(jīng)驗，制定切合實際的規(guī)范標準。標準一經(jīng)制定，檔案部門和各學院、部門都應(yīng)遵照執(zhí)行。只有以檔案標準化建設(shè)為依托，檔案信息化建設(shè)才有保障。應(yīng)按照“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的要求，建立高校范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案管理體系(包括管理架構(gòu)、管理流程和標準規(guī)范)和統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)各學院、部門的統(tǒng)一檔案管理，構(gòu)建起二級和三級單位的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，達到館、學院、部門之間的無縫連接。

高校檔案信息化服務(wù)水平問題

高校檔案信息化的建設(shè)不是一項局域性的技術(shù)工程，而是涉及所有環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。檔案工作人員既要敬業(yè)愛崗，更要精通業(yè)務(wù)，掌握充分足夠的檔案信息化管理相關(guān)知識，這樣才能做好檔案的服務(wù)工作，發(fā)揮檔案信息化功能。然而，目前很多高校人事部門為了引進人才，把一些根本不具備檔案管理素質(zhì)的家屬分配到檔案部門工作，把一些無法安排的快要退休的非檔案專業(yè)的干部分配到檔案部門工作，作為其退休前的中轉(zhuǎn)站。而高校各學院和部門安排的絕大多數(shù)是兼職檔案員，這些檔案工作人員身兼數(shù)職，難以全身心投入到檔案管理工作中。在這種缺乏有效建設(shè)機制的情況下，高校檔案工作隊伍的整體素質(zhì)薄弱。信息化進程之所以緩慢，在很大程度上歸結(jié)于目前高校檔案人員的整體素質(zhì)不高，人才因素已嚴重影響了高校檔案信息化工作的發(fā)展。因此，高校人事部門要重視檔案工作隊伍的專業(yè)建設(shè)，可以采用檔案工作人員職業(yè)準入考試制度，對想進入檔案部門工作的人員進行崗前培訓和上崗資格考試。特別應(yīng)參照律師、教師、醫(yī)生等行業(yè)、專業(yè)所采取的資格準入辦法，由國家制定統(tǒng)一考試標準，各省市自治區(qū)統(tǒng)一組織本省各高校檔案人員的專業(yè)考試，既作為從事檔案工作的入門條件，又作為職稱、職務(wù)晉升的必要條件和資格。一考多用，促進檔案人員的專業(yè)發(fā)展，加速高校檔案工作隊伍的專業(yè)化建設(shè)。對既精通計算機，同時又非常了解檔案專業(yè)的人才要加大引進力度，實施優(yōu)惠政策，加強對其的吸引力。高校應(yīng)加強檔案工作人員的培訓交流，將培訓情況列入考績、評審的范圍，積極探索推行并不斷完善檔案信息化知識的考核制度。同時，部門應(yīng)該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與檔案信息化建設(shè)較好的高校多聯(lián)系。開展形式多樣、生動活潑、效果顯著的交流、合作與研討，資源共享、信息共享，共同進步、共同提高。高校檔案工作人員也應(yīng)自我加壓、努力進取，提升自身高校檔案工作的信息化素質(zhì)，提高信息化背景下的檔案服務(wù)工作質(zhì)量，從而為高校的教育教學、科學研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等工作提供良好的安全信息系統(tǒng)保障。上述四個方面是當前我國信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理過程中亟需解決的問題。信息技術(shù)為高校的檔案管理帶來了生機和活力，也帶來了一系列的困惑和問題。讓信息技術(shù)在高校檔案管理中發(fā)揮更大的作用，提高高校檔案的管理效率，這是我們每一位檔案管理工作人員應(yīng)有的責任和義務(wù)。

本文作者：黃寶春作者單位：浙江師范大學

1信息技術(shù)對于高校檔案管理的意義

高校檔案管理類目繁多、復雜，檔案容量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式在當前的檔案管理工作中顯得很混亂，信息技術(shù)的引進，使得各項檔案管理工作都變得更加輕松，人們只需要借助于檔案管理的計算機平臺，就可實現(xiàn)的檔案的檢索和提取，并快速、準確的找到對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。從管理手段上來講，現(xiàn)在的計算機錄入和手工抄錄相比，有著絕對優(yōu)勢，且保密度和安全度更高。從人事管理上來講，信息技術(shù)的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了檔案管理人員的工作方式，極大減輕了大檔案館的工作強度。工作強度的降低和工作方式的革新，提升了人員的工作積極性。

2高校檔案管理中存在的問題

2.1檔案信息化管理改革不徹底

很多高校在實現(xiàn)信息化檔案管理的道路上，始終無法實現(xiàn)全面的信息化管理，由于資金和人事方面的原因，高校信息化檔案管理改革始終是進程緩慢。比如，很多高校在進行信息化檔案管理改革時，隨著信息化管理程度的加深，由于人工依賴程度的降低，必定會涉及人事調(diào)動或裁員問題，但很多從事檔案管理的人員或高校退休教師，對學校有過貢獻，或有過勞動合同的人員，他們既自己不愿意調(diào)動離開，學校對此事也難以出面處理，給高校的信息化檔案管理改革造成了較大的阻礙。

2.2信息化檔案管理改革還未開始

【摘要】隨著現(xiàn)代社會節(jié)奏的加快，原先紙質(zhì)的檔案管理方式已經(jīng)無法與現(xiàn)代化需求相容。就醫(yī)療保險而言，由于其工作內(nèi)容本身具有一定的繁雜性，并且其價值較高，因此在進行醫(yī)療保險的檔案管理時，可以通過應(yīng)用計算機技術(shù)以簡化原先繁瑣的檔案管理流程，降低工作量，從而實現(xiàn)醫(yī)保檔案的管理信息化與現(xiàn)代化。本文通過對計算機信息技術(shù)在醫(yī)療保險檔案管理中的應(yīng)用進行調(diào)查分析，以促進我國醫(yī)保管理體系的完善。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案管理計算機信息技術(shù)應(yīng)用分析

前言：

自計算機問世以來，其信息技術(shù)的發(fā)展對各個行業(yè)都起著良好的催化和助推作用，使整個社會在生產(chǎn)與生活上迎來了新一輪的變革和發(fā)展。因此將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)保檔案的管理中也是符合時展要求的必然結(jié)果，通過應(yīng)用計算機信息技術(shù)以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學化與信息化轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)保檔案借助計算機信息技術(shù)進行管理的必然性

近幾年以來，隨著計算機信息技術(shù)在各行業(yè)各領(lǐng)域中的應(yīng)用和普及，社會節(jié)奏逐漸加快，使得醫(yī)保檔案在進行管理時難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，并且隨著國家醫(yī)保事業(yè)不斷地發(fā)展，醫(yī)保服務(wù)對象與內(nèi)容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫(yī)保方面檔案管理的工作效率，必須要將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理中。

自改革開放以來，我國人事檔案管理發(fā)生了許多變遷，人們對檔案管理的認識也產(chǎn)生了一些根本變化?！稒n案法》的頒布實施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

一、人事檔案管理理念的不適應(yīng)

1、缺乏人事檔案的知情權(quán)。近年來，由于人事檔案的不透明、知情權(quán)不落實而造成的問題越來越多。有的因原單位在當事人的人事檔案中記錄了不實之詞，甚至塞進了缺乏事實根據(jù)的材料，造成了對當事人的傷害；有的因長期無法了解個人檔案致使檔案丟失而無從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發(fā)的糾紛、訴訟頻頻出現(xiàn)。

2.人事檔案保管權(quán)的局限。按國家規(guī)定，目前我國只有機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權(quán)，而隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，外資企業(yè)、民營企業(yè)等經(jīng)濟成分在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規(guī)定沒有人事檔案保管權(quán)，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權(quán)約束，因此，不能有效地對人事檔案進行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應(yīng)

1、“檔隨人走”的傳統(tǒng)管理方法受到挑戰(zhàn)。改革開放以來，特別是隨著市場經(jīng)濟體制逐步推進，人員流動現(xiàn)象日益增加，人檔分離現(xiàn)象越來越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案工作規(guī)定》對流動人員的人事檔案作了規(guī)定，但實際操作中管理部門與流動人員之間的權(quán)益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關(guān)卡，造成了“棄檔”現(xiàn)象日益嚴重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。

摘要:城建檔案是城市建設(shè)過程的完整記錄,對于指導城市未來發(fā)展具有重要意義。本文在分析各地城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出了基于GIS的城建檔案信息化管理體系建設(shè)的總體思路,通過建設(shè)標準規(guī)范、數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)和三維展示系統(tǒng)實現(xiàn)城建檔案的一體化管理與應(yīng)用,為城建檔案信息化建設(shè)實踐提供前期技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞:城建檔案;GIS;信息化管理

0引言

城建檔案中包含了豐富的信息資源,涉及城市規(guī)劃、城市勘測、建筑工程等城市建設(shè)相關(guān)基礎(chǔ)資料,不僅是城市發(fā)展建設(shè)過程的完整記錄,還是指導城市規(guī)劃與未來發(fā)展的參考依據(jù)[1]。在城市信息模型(CIM)平臺建設(shè)過程中,空間化的城建檔案可以實現(xiàn)城市發(fā)展過程的動態(tài)模擬,為城市動態(tài)發(fā)展推演提供基礎(chǔ)支撐。加強城建檔案信息化體系建設(shè),提升城建檔案智慧化管理水平,對城市建設(shè)和發(fā)展有著極其重要的作用?？紤]到城建檔案資料大都與地理位置相關(guān),需要與空間信息關(guān)聯(lián)。本文研究的重點就是探索依靠時空大數(shù)據(jù)技術(shù)與GIS技術(shù),實現(xiàn)規(guī)劃建設(shè)等城建檔案中地理空間信息及屬性信息采集、入庫、分析、檢索、可視化及有效管理,逐步形成城建檔案信息化管理體系。

1研究現(xiàn)狀

城建檔案信息化管理與GIS技術(shù)相結(jié)合,為解決檔案中空間信息的管理提供了可能性。自2004年《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》中提出城建檔案信息化建設(shè)目標以來,各地紛紛開展基于GIS技術(shù)的城建檔案信息化建設(shè)實踐工作[2-8]。佳木斯市基于天地圖構(gòu)建城建檔案管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)了城建檔案數(shù)據(jù)以專題圖的形式在天地圖平臺上的展示和查詢[9]。煙臺市基于Web-GIS技術(shù)、工作流技術(shù)和FTP技術(shù)構(gòu)建了數(shù)字城建檔案管理平臺,實現(xiàn)了城建檔案的存儲、使用、管理與共享[10]?；贕IS的城建檔案管理系統(tǒng),發(fā)揮了GIS技術(shù)特點,利用GIS圖形數(shù)據(jù)之間的空間關(guān)系,使原本毫無聯(lián)系的城建檔案數(shù)據(jù)建立聯(lián)系,但同時基于GIS建設(shè)的城建檔案管理系統(tǒng)往往存在以下缺陷:1)實現(xiàn)海量城建檔案空間信息的提取,任務(wù)量大,耗費大,缺乏經(jīng)濟性;2)缺乏動態(tài)更新機制,難以保證數(shù)據(jù)的時效性;3)部分系統(tǒng)為節(jié)約成本,只提取城建項目的點位信息,或僅僅是將部分檔案空間化,導致空間化效果不佳,難以挖掘空間數(shù)據(jù)的真正價值;4)仍以檔案存儲展示為主,缺乏空間統(tǒng)計分析功能,難以實現(xiàn)城建檔案的深層次服務(wù)與利用;5)檔案數(shù)據(jù)利用程度低,空間可視化以二維展示為主,空間可視化效果一般,未充分利用檔案中數(shù)據(jù)的空間屬性信息。